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在宅勤務の労務管理で気をつけたいポイントとは?

新型コロナウイルスの感染拡大に伴って政府がテレワークを推奨していることもあり、中小企業でも在宅勤務を導入しているところが増えています。

今回は、テレワークの1つである在宅勤務について、労務管理上の主な注意点について説明します。

労働時間の管理

在宅勤務者であっても、当然ながら労働基準法などの労働関係法が適用されますので、通常勤務者と同様にその労働時間を適切に管理しなければなりません。

労働時間の管理方法

在宅勤務の労働時間については、例えば、次のような方法で管理することが考えられます。

①業務の開始・終了時にメールや電話で上司に報告させる。

②業務の開始・終了時刻を記入した業務日報をメールなどにより提出させる。

③勤怠管理システムなどを導入して、業務の開始・終了時刻を打刻させる。

労働時間を正確に把握できれば、どの方法でも構いませんが、管理側の手間を考えると、③のような方法が現実的であると言えます。

フレックスタイム制なども適用できる

在宅勤務者の労働時間について、通常の1日8時間・1週40時間ではなく、フレックスタイム制のほか、次のような各種労働時間制度を適用させて管理することもできます。

・フレックスタイム制

一定期間について、あらかじめ定めた総労働時間の範囲内で、労働者が日々の始業・終業時刻、労働時間を自らが決めることができる制度

・1か月単位・1年単位の変形労働時間制

一定期間について、1週あたりの平均労働時間が40時間以内であれば、特定の日や週に法定労働時間を超えて労働させることができる制度

・裁量労働制

専門性の高い業務に就く労働者に適用できる制度で、労働時間はあらかじめ定めた時間働いたものとみなします。

・事業場外みなし労働時間制

労働時間を算定することが難しく、一定の要件を満たす労働者に適用できる制度で、労働時間はあらかじめ定めた時間働いたものとみなします。

休憩時間・残業の取り扱い

休憩時間や残業の取り扱いについても通常勤務者と同様です。

まず、休憩時間については、労働基準法の規定どおり、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は60分以上の休憩を与えなければなりません。

また、休憩は、運輸交通業や商業など一定の業種を除いて、一斉に与えなければならないことになっていますので、基本的には通常勤務者と同じ時間に与える必要がありますが、労使協定を締結すれば、一斉付与ではなく交代制で与えることもできます。

残業については、実労働時間が法定労働時間を超えた場合や、上記で説明した、他の労働時間制度を適用したときの労働時間とみなす時間を超えた場合、また、法定休日、深夜に労働させた場合は、残業代(割増賃金)を支払わなければなりません。

※このあと説明する長時間労働の防止対策として、残業を原則禁止することや、上司の許可を得た場合のみ認めることとして抑制を図ることも考えられます。

健康確保の措置

在宅勤務者であっても、通常勤務者と同様に、労働安全衛生法に従って健康診断やストレスチェックの実施など、事業者として求められる健康を確保するための措置を講じる必要があります。

在宅勤務者としては特に次の点に注意しなければなりません。

作業環境の整備

在宅勤務における作業場所については、労働安全衛生法の規定に基づいて定められた「事務所衛生基準規則」、また、厚生労働省が発出している「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドライン」(令和元年7月12日付け基発0712第3号)の衛生基準と同等の作業環境となるように、在宅勤務者に助言を行うことが望ましいとされています。

上記の規則やガイドラインでは、労働者の作業環境をどのようにすべきかについて細かに示されていますが、例えば、次のようにすべきとされています。

・部屋

設備の占める容積などを除いて労働者1名あたり10㎥以上の空間とすること、また、窓やその他の換気設備があること。

・照明

机上の照度は300ルクス以上とすること。

・椅子

安定していて簡単に移動でき、座面の高さを調整できるものであること、また、傾きを調整できる背もたれ、肘掛けがあるものであること。

長時間労働の対策

在宅勤務を含むテレワークで業務を行う者は、自身の業務へのこだわりや上司の何気ない連絡により長時間労働を強いられる可能性があります。
この長時間労働を防止する対策としては、厚生労働省が作成している「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」では、次のような手法が挙げられています。

  • 役職者等からの時間外のメール送信を抑制する。
  • 時間外の社内システムへのアクセスを制限する。
  • 残業を原則禁止とする。
  • 長時間労働を行う者に注意喚起する。

人事評価の取り扱い

人事評価制度は企業によって異なりますが、多くの企業にみられる業務プロセスや勤務態度などを評価の対象としていることを前提とした場合、そのままの制度で在宅勤務者を評価するためには、業務の見える化を図る必要があります。

しかしながら、業務の見える化を図っても、通常勤務者と比べて同等に評価することが難しい場合には、通常勤務者も含めて、成果重視の人事評価制度に見直しを検討することも必要です。

業務の見える化を図る

在宅勤務者の業務の見える化を図る方法としては、電話やメール、各種チャットアプリ、勤怠管理システムなどで業務の進捗を日々報告させることや、定期的にWEB会議に出席させるなどして、常時、コミュニケーションを取ることなどが考えられます。

制度自体の見直しも検討

上記の業務の見える化を図っても、通常勤務者と比べて同等に評価することが難しい場合には、在宅勤務者についてはより成果を重視するように見直すことも考えられます。

ただし、在宅勤務者だけ成果重視の評価とすると、在宅勤務者にとって不公平なものになる可能性がありますので、制度を見直すのであれば、通常勤務者も含めて全従業員に適用される制度として見直すことも検討すべきです。

労災保険の適用

在宅勤務であっても、業務中にケガなどをする可能性もあります。最後に、在宅勤務者の労災保険の適用について説明します。

在宅勤務者も労災保険が適用される

在宅勤務を含むテレワークで業務を行う者に業務災害や通勤災害があった場合には、その者を雇用する企業としては、通常勤務者と同様に責任を負うことになります。

ただし、在宅勤務者については、基本的に業務災害だけが問題になりますので、在宅勤務中にケガなどをしたときには業務災害として労災保険給付の対象となります。また、その原因が私的行為など業務以外のものが原因であるものについては業務災害とは認められませんので注意が必要です。

在宅勤務で労災が認定された事例

在宅勤務で労災が認定された事例として、前述の厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」では、次のような事例が挙げられています。

<事例>

自宅で所定労働時間にパソコン業務を行っていたが、トイレに行くため作業場所を離席した後、作業場所に戻り椅子に座ろうとして転倒した事案。

これは、業務行為に付随する行為に起因して災害が発生しており、私的行為によるものとも認められないため、業務災害と認められる。

まとめ

コロナ禍で事前の準備が十分でないまま在宅勤務などのテレワークを導入した企業も多いと思われますが、テレワークを会社の制度として運用していくためには、様々な労務管理体制の整備が必要になります。

在宅勤務者の労働時間を管理することは当然として、健康面に配慮し、適切な人事評価ができるようにするなど、通常勤務者と比べて不公平にならないようにしなければなりませんので注意しましょう。

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