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総務Tips

実印・会社代表印の意味

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大事な契約をするときに必要になるのが実印や会社代表印
今回はこの実印や会社代表印について解説します。

実印と会社代表印

個人の場合は市役所等で印鑑登録していわゆる「実印」を作成します。
これの会社バージョンが会社代表印だといえるでしょう。
会社の場合は市役所等ではなく、会社を管轄する法務局で印鑑の登録をします。

会社代表印の役割

ご存知の方も多いと思いますが、会社代表印は契約書を作成する時などに、間違いなく会社として内容を承諾し文書を作成したことを示すために使います。
非常に重要な印鑑ですので、厳重に保管しましょう。
では、なぜこれほど実印や会社代表印は大事なのでしょうか。

ニ段の推定

契約書などの私文書の場合、
①まず、文書に本人や会社が使用している印鑑の印影があると、「本人や会社の意思に基づいて」押印したものと推定されます。
なぜなら、個人や会社が使用する印鑑は大切に保管し、安易に他人に貸したり紛失したりするものではなく、本人や会社代表者の意思によって押印されるのが経験則上普通だからです。

②そして、文書にこの「本人や会社の意思に基づいた押印」がある場合は、その文書は真正に(文書の名義人の意思によって)成立したとと推定されます。
これは、民事訴訟法228条4項の規定が理由です。
なので、原則として印鑑を押すことで文書は真正に成立したものとなります。

POINT
文書に本人や会社が使用している印鑑の印影→「本人や会社の意思に基づいて」押印したと推定

「本人や会社の意思に基づいた押印」がある→文書が真正に成立したと推定

認印と実印の差

以上の説明から、例えば契約の相手方が、契約書にある印影が本人や会社が使用している印鑑の印影ではないと主張されると、これに反論できなければ、この推定は使えなくなってしまいます。

しかし、印影が特にどこにでも売っている三文判などの認印の場合、この印影に使われている印鑑が本人や会社が使用しているものかどうかを証明するのは非常に難しいと考えられます。

なので、このようなことが起こらないように、特に大事な契約の場合は、印鑑証明書によって明らかに本人や会社が使用している印鑑とわかる実印や会社代表印を使って、契約書を作成することになります。

悪用されてしまった場合

それでは、実印や会社代表印が悪用されてしまった場合でも、印影がある限り文書は真正に成立することになってしまうのでしょうか。

この二段の推定の理屈は、あくまで「推定される」だけですので、例えば、①「本人や会社の意思に基づいて」押印していないことや、②その文書が真正に(文書の名義人の意思によって)成立していないことを証明できれば、文書が真正に成立したと推定することはできません。
具体的には、印鑑を紛失していたことや、他人に印鑑を預けていたことを証明できれば、①「本人や会社の意思に基づいて」押印していないことになるので、この推定を崩すことができる可能性があります。

また、別の文書と勘違いさせて押印させたことや、印鑑を押した後に改ざんされたことを証明できれば②その文書が真正に(文書の名義人の意思によって)成立していないことになるので、この推定を崩すことができる可能性があります。

ただ、いずれにしろこの場合別の証拠を色々と集める必要が出てきますので、無用な争いを未然に防ぐためにも、実印や会社代表印の管理は厳重にしましょう。