役員変更登記をオンライン申請する手順

取締役などの役員が就任したり退任したりすると、役員変更登記が必要です。そして、登記申請はオンライン申請で行うことができます。オンライン申請には自宅などで申請できるというメリットがある一方、一定の事前準備も必要です。

この記事では、役員変更登記をオンライン申請する手順について解説します。

役員変更登記とは

株式会社には、必ず取締役が必要で、それ以外にも監査役などを必要に応じて選任します。

取締役や監査役などの役員には任期があるので、一定期間ごとに就任したり退任したりすることになります。

仮に同じ人が取締役をずっと続ける場合であっても、任期が2年であれば2年ごとに「重任」の手続きが必要です。

また、任期中であっても「辞任」したり、株主総会で「解任」されたりして退任することもあります。

このように、役員が就任したり退任したりした時は、役員変更登記が必要となります。

役員変更登記は、変更があった日（就任・退任した日）から2週間以内に申請するのがルールです。（ただし、2週間を過ぎても申請は可能です）

役員変更登記をオンライン申請する方法

役員変更登記は、書面で申請書を作成して申請する方法のほかに、オンライン申請する方法があります。

オンライン申請のメリットは、法務局の窓口まで行かずに自宅などからインターネットを利用して手続きできることです。

万一申請書に不備があった場合、書面での申請の場合は法務局の窓口に行って訂正する必要がありますが、オンライン申請の場合には、オンライン上で申請書の修正（補正）をすることができます。

登記が完了したかどうかも、オンライン上で確認することができます。

また、書面での申請の場合は、郵便局などで収入印紙を購入して登録免許税を納付する必要がありますが、オンライン申請の場合にはインターネットバンキングで納付することができて便利です。

登記・供託オンライン申請システム

役員変更登記をオンライン申請する際は、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を利用します。

これは、役員変更登記などの商業登記や、不動産登記・供託などの手続きをオンライン上で行うことができる公的なシステムです。

役員変更登記をオンライン申請する手順

ここからは、役員変更登記をオンライン申請する手順を紹介します。

手順①：選任や退任に必要な手続きを行う

取締役等の就任、退任に必要となる手続きを行います。

たとえば、取締役や監査役が新たに就任する場合には、株主総会を開催して選任を行い、取締役や監査役が就任を承諾することで就任が法的に成立します。就任決議をしたら、決議内容を記した株主総会議事録を作成します。

一方、取締役や監査役が任期満了によって退任する場合にはその旨を株主総会議事録に記します。

任期中に辞任によって退任する場合には、辞任届を作成します。

株主総会の決議で解任する場合には、解任のための株主総会を開催し、その旨を記載した株主総会議事録を作成します。

手順②：必要なソフトのインストールと利用者登録

オンライン申請をする前提として、「登記・供託オンライン申請システム」に登録します。

インターネットで「登記・供託オンライン申請システム」のページを開き、トップページから「申請者情報登録」をクリックし、必要な情報を登録します。

登録をしたら、ソフトウェアのダウンロードページから「申請用総合ソフト」をインストールします。

手順③：申請書様式選択と申請書情報の入力

申請用総合ソフトにログインし、申請書情報の入力をします。

「処理状況表示」→「申請書作成」→「申請書様式一覧選択」の順にクリックしていき、「役員変更登記の申請書」を選択します。

会社法人等番号・商号・本店・登記の事由・登記すべき事項・登録免許税等の必要な情報を入力していきます。

手順④：電子署名

申請書に電子署名を付与します。

電子署名の方式には、ICカードとファイルの2つがあります。

「電子署名」をクリックし、「ICカードで署名」または「ファイルで署名」を選択します。ICカードの場合には、ICカードリーダーにICカードを差し込んで「OK」をクリックします。ファイルで署名の場合には、電子証明ファイルを選択して「開く」をクリックします。アクセスパスワードを入力して確定すると、電子署名の付与が完了します。