電子契約とは？書面契約との相違点やメリット、法的効力について解説

新型コロナウイルスの流行によりリモートワークが普及しました。

リモートワークが進むにつれ、社内システムのデジタル化やペーパーレス化も進み、契約書においても電子契約を導入する企業が急速に増加しています。

導入を検討しているけれども、「電子契約とはなにか具体的によくわからない」「本当に大丈夫なのか」という疑問や不安を持っている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約とは何かを書面契約との違いも含めて紹介しています。さらに電子契約のメリットや注意点についても解説しているのでぜひ参考にしてください。

電子契約とは

電子契約とは、通常は書面で行うさまざまな契約を電子的な方法で締結・管理する契約方法です。

PDFなどの電子データで作成した契約内容に印鑑の代わりに電子署名を用いて信頼性を担保しています。

電子契約と書面契約の相違点

電子契約と書面契約には以下の表のような違いがあります。

電子署名

電子契約でも、書面での契約と同様に契約書の真正性が確保されていなければなりません。

電子契約において真正性を担保する仕組みが、電子署名です。

電子署名は紙の文書における署名捺印に相当し、以下の2つの要件が必要となります。

1. 本人性（契約者本人が署名していること）
2. 非改ざん性（改ざんされていないこと）

契約者本人が署名していることを証明する仕組みが「電子証明書」、契約書が改ざんされていないことを証明する仕組みが「タイムスタンプ」です。

電子証明書

電子証明書とは、信頼できる第三者(認証局)が間違いなく本人であることを電子的に証明するものです。

第三者である認証局が電子証明書を発行します。

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子化された文書が改ざんされていないことを証明する仕組みです。

紙の書類では、書類を改ざんすると修正したあとが残るので簡単に判別できますが電子書類の場合、簡単に修正や複製ができます。

タイムスタンプは、ある時刻にその電子データが存在していたこと、さらにそれ以降その電子データが改ざんされていないことを証明する技術です。

電子印鑑

電子署名とよく似たものに電子印鑑があります。

電子印鑑とは、電子文書に押印できるデータ化された印鑑です。電子印鑑には、「単に印影を画像データ化したもの」と「画像データ化した印影に識別情報を付加した真正性の高いもの」があります。

単なる画像データ化した電子印鑑はワードやエクセル、専用の電子印鑑作成ツールなどで簡単に作成できます。その分本人が確かに捺印したことを証明するのは難しく、信頼性に劣ります。

電子印鑑は、一般的には社内での書類の受取の確認など、認印の代わりに利用されるケース多いようです。

電子契約の法的効力

電子データによって締結した契約が法的に有効であるかどうかを直接規定している法律は、2001年に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律」（略称：電子署名法）です。

電子署名法は、本人性と非改ざん性が担保されていれば電磁的記録であっても紙の契約書と同様に法的効力があると定めています。

電子契約の種類と特徴

電子契約は、証拠能力が高く手続きに手間とコストがかかる「当事者型」と証拠能力はやや劣るものの簡単に導入できる「立会人型」の2つに大別されます。

当事者型

当事者型の電子契約は、契約者の当事者が外部の電子認証局で電子証明書を取得して本人確認を行う仕組みです。

電子契約サービスを行う事業者の助けを借りずに本人が電子証明書を利用するので高い信頼性があります。しかし、電子認証局に本人確認書類を提出し、電子証明書が格納されたICカードや電子ファイルを発行してもらわなければなりません。

立会人型

立会人型の電子契約は、電子契約のサービス提供者が契約の立会人となって電子署名を付与することによって法的な効力を担保するシステムです。

電子契約サービスでは、通常、サービスへのログインとメール認証だけで本人確認を行います。

当事者型に比べるとやや法的な証拠能力は劣りますが、契約の相手方に与える負担が小さいので多くの電子契約では立会人型が利用されています。

電子契約のメリット

電子契約にはさまざまなメリットがあり、普及率は年々増加傾向にあります。

コスト削減効果

電子契約では、紙に印刷する費用や郵送などの切手代が節約できます。

また、正式な契約書の作成には収入印紙を添付しなければなりませんが、電子契約書では収入印紙は必要ありません。契約金額が大きくなるほど印紙税も高くなるので、電子契約ではその分節約できます。

紙の契約書とは異なり、保管スペースを必要としない点もメリットです。

業務効率の向上

印刷をする必要がない点は、業務効率の向上にもつながります。

書面による契約では、契約を締結する際に契約書を郵送したり、対面で直接やり取りしたりする必要がありますが、電子契約ではオンラインで書類をやり取りできるので時間と手間が大きく節約可能です。

さらに、受発注システムなどの業務システムと連動した場合、業務効率の大幅なアップが期待できます。

契約書の破損や紛失のリスクも小さく、検索も簡単に行える点も大きなメリットです。

コンプライアンスの強化

電子契約では、適切な電子契約システムを利用したり構築したりすることで、書類の改ざんや不正アクセスを防止することが可能です。

書類の作成やアクセスに関するログを保存することによって、責任の所在が明らかになり、不正行為があった場合でも追跡ができるのでコンプライアンスの強化につながります。

電子契約における注意点

電子契約にはさまざまなメリットがありますが、以下のような点には注意しなければなりません。

導入には社内システムの変更が必要

紙の契約書から電子契約に変更するには、既存の社内の業務フローを電子契約にマッチしたシステムに変更しなければなりません。

変更にはコストもかかりますし、新しいシステムに慣れるために従業員の教育が必要になるケースもあります。

取引先の理解・同意が必要

契約は、契約相手の同意が必要です。相手方が電子契約に不慣れな場合などは電子契約の有用性を説明し同意を得なければなりません。

場合によっては、相手に承諾してもらうために相当のコストと時間を要する場合があります。

電子契約できない書類がある

ほとんどの書類は電子データでの契約が認められていますが、一部、電子化が認められていない書類があります。

法律で公正証書を作成することが義務付けられている書類は電子化できません。

公正証書とは、金銭貸借、売買、賃貸借、遺言などの法律行為その他の私権に関する事実について公的資格を持つ専門家である公証人が作成する証書です。

以下の契約書は各法律で公正証書の作成を義務づけられているので現在は電子化できません。

• 事業用定期借地契約
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
• 任意後見契約書

ただし、現在法務省において公正証書の作成にかかわる一連の手続きをデジタル化することが検討されています。

近い将来、公証役場に出向かずにウェブ会議や電子署名を利用して公正証書を作成することや、証明書を電子データで受領できるようになる可能性があります。

まとめ

電子契約にはさまざまなメリットがあり、導入する企業も増えています。

導入する際には、電子契約の種類やデメリット、法的な効力などを十分理解したうえで導入しなければなりません。

電子契約サービスを行う事業者もたくさんあり、それぞれの事業者に特徴があります。

電子契約サービスを導入する際には、サービス内容を比較したうえで自社にあったシステムを導入してください。