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バーチャルオフィスで法人登記するメリットと手順

会社の本店をどこにするのかは悩むところではないでしょうか。選択肢のひとつとして、バーチャルオフィスを本店にする方法があります。

ここでは、バーチャルオフィスを本店として法人登記をするメリット・デメリットや手順について解説します。

バーチャルオフィスで法人登記するメリット

バーチャルオフィスとは、実際に事務所のスペースを持たなくても事務所の機能を備えている仮想の事務所という意味です。

バーチャルオフィスには様々なサービスがあり、法人の本店住所として利用できたり、郵便物を受け取ることができたり、電話やFAXの転送サービスがあったりします。

自分に必要なサービスを備えたバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。

バーチャルオフィスを会社の本店として登記することのメリットは、主に以下のものが考えられます。

メリット①:経費の節約

バーチャルオフィスを本店にするメリットとして、費用を抑えられることがあります。

オフィス物件を賃貸する場合、賃料は最低でも月10万円以上かかる場合が多いでしょう。バーチャルオフィスの場合には、月2~3万円以内で利用できるサービスが数多く存在します。

ランニングコストとして賃料は大きな負担となりうるため、節約できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

また、通常のオフィス物件を賃貸する場合には、保証金や敷金礼金があることがほとんどですが、バーチャルオフィスの場合には不要となるため、初期費用を抑えることができます。

メリット②:一等地での登記が可能

会社の本店住所は、会社の信用力やイメージに影響を与えます。

会社の本店は登記するだけでなく、ホームページや名刺に記載することになるため、会社のイメージと直結する場合が多いでしょう。

バーチャルオフィスでは、一等地や人気エリアの住所をリーズナブルに利用することが可能となるため、会社の第一印象を向上させる効果が期待できます。

メリット③:プライバシーの保護

自分の自宅など、生活の本拠地を本店の住所とする場合、それが不特定多数の人に公開されるため、プライバシー保護の観点からリスクがないとは言えません。
会社の本店あてにダイレクトメールを送る業者も多いため、自宅などを本店にすると大量のダイレクトメールが届いてしまう可能性もあります。

バーチャルオフィスを本店住所にすれば、そのような不安を感じる必要がありません。

バーチャルオフィスで法人登記するデメリット

バーチャルオフィスで法人登記するデメリットとしては、主に以下のものが考えられます。

デメリット①:許認可を取得できない場合がある

バーチャルオフィスには実際の専有スペースがないため、事務所として認められずに許認可が取得できなかったり、事務所登録ができなかったりする可能性があります。

たとえば、宅地建物取引業などで許認可が取れなかったり、弁護士や税理士の事務所として登録できかったりするなどの制限があります。

デメリット②:ペーパーカンパニーと誤解される場合がある

バーチャルオフィスを本店住所にすると、ペーパーカンパニーではないかという疑いを持たれる可能性があります。金融機関での口座開設時においても、最近は犯罪防止等の観点から審査が厳しくなっており、取引開始までに時間を要したり、会社の実態について詳しい説明を求められたりする可能性があります。

バーチャルオフィスへの本店移転は可能?

現在、自宅住所を本店にしていたり、実際に事務所を借りて本店として登記していたりする場合に、バーチャルオフィスに本店を移転することは可能です。

事業の内容として実際のオフィスが必要ないようなケースでは、バーチャルオフィスの方がよい場合もあるため、本店移転を検討してもよいでしょう。

バーチャルオフィスで法人登記する手順

バーチャルオフィスを会社の本店として登記する場合の手順を説明します。

法人設立の場合

会社設立時にバーチャルオフィスを本店とする場合のおおまかな手順は、以下の通りです。

①類似商号の調査

自分が契約予定のバーチャルオフィスの住所に、自分が設立する予定の会社名と類似する会社が存在しないかを確認します。

同じ住所に同じ商号の会社を登記することはできません。

まったく同じではない場合でも、郵便物の誤配や不正競争の疑惑を持たれるなどのトラブルを避けるためにも、商号と住所がどちらも類似することは避ける方が無難です。

確認方法としては、インターネットの「登記情報提供サービス」を利用して、設立予定の会社名と、本店予定住所を入力して、類似するものがないか確認するとよいでしょう。

②バーチャルオフィスとの契約

設立登記の前にバーチャルオフィスと契約しましょう。契約成立前に会社設立登記をすることはできません。バーチャルオフィスと契約する際は、会社の本店として登記することが可能であるかを必ず確認しましょう。

③定款作成と定款認証

発起人(出資者)の話し合いで会社の内容や役員、ルールなどを決定し、会社の定款(会社のルールをまとめたもの)を作成して公証役場での認証を受けます。

④資本金の払い込み

会社の資本金を発起人名義の個人口座に振り込みます。

⑤登記に必要な書類の作成と登記申請

登記に必要となる書類を作成し、登記申請書とともに法務局に提出します。
法務局に設立登記を申請した日が、会社の設立日となります。

本店移転登記の場合

会社の本店移転登記をする場合のおおまかな手順は、以下の通りです。

①本店移転についての決議

本店移転の移転先住所や移転日について決議をする必要があります。決議を行うのは、定款の変更が必要な場合には株主総会と取締役会、定款の変更が不要な場合は取締役会(取締役会がなければ取締役)です。

定款変更が必要な場合とは、定款に「本店は○○市に置く」と定めている場合に、○○市以外に本店を移転する場合です。

②類似商号の調査とバーチャルオフィスとの契約

設立登記の場合と同様、類似商号の調査を行い、問題がなければバーチャルオフィスと契約します。

③登記に必要な書類の作成

登記に必要な書類を作成し、登記申請書とともに管轄の法務局に提出します。本店移転によって管轄の法務局が変わる場合、旧本店の管轄法務局と新本店の管轄法務局の2か所宛の申請書が必要です。

まとめ

バーチャルオフィスを本店とするにはメリットとデメリットがあるため、比較検討したうえで自分の会社の実態や希望に合わせて選択するとよいでしょう。

会社設立の場合も本店移転の場合も、登記には多くの書類を作成する必要があり、自己流でゼロから作成すると思わぬミスを招くリスクがあります。

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