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登記申請を郵送で行う時の手順と注意点

新型コロナウイルスの感染拡大により、様々な行政手続きについて郵送やオンラインによることが推奨されていますが、それは商業・法人登記の申請についても同様です。

今回は、郵送で商業・法人登記の申請をする手順とその注意点について解説します。

郵送で登記申請する手順

郵送で商業・法人登記の申請をする手順は次のとおりです。

手順①:封筒やレターパックを用意する

申請書と添付書類(以下「申請書類」)が入ればなんでも構いませんが、小さな封筒に折り畳んで入れるのも面倒ですので、一般的には角2(332 mm×240mm)封筒かレターパックなどを利用します。

※登記申請書は、「信書」(特定の受取人に対して差出人の意思を表示または事実を通知する文書)扱いになりますが、郵便局以外の民間業者でも対応している送付方法があります。

手順②:宛先は管轄法務局の住所を記入する

申請書類の郵送先は、当然ながら、直接持参する場合と同様、本社の所在地を管轄する法務局です。よって、封筒やレターパックなどの宛先としては管轄法務局の住所を記入します。

※管轄法務局は、商業・法人登記と不動産登記とで別に設定されていますので注意が必要です。

法務局の管轄については以下の記事をご覧ください。

>登記の申請先はどこ?管轄法務局の調べ方

手順③:宛先付近に「登記申請書在中」と記入する

申請書類を郵送する場合、封筒やレターパックなどの宛先付近には「登記申請書在中」と明記しなければならないことになっています。迅速に処理されるためにも必ず記入します。また、登記申請書には電話番号などの連絡先を記載しましょう。

手順④:申請書類の到着が確認できる方法で送付する

申請書類は普通郵便で送付しても構いませんが、郵便事故などを考慮して、書類の到着が確認できる書留かレターパックなどで送付することをお勧めします。

郵送で登記申請するときの注意点

郵送で商業・法人登記の申請をするときは次の点に注意する必要があります。

申請日は申請書類が法務局に到着した日になる

申請書類を郵送する場合、申請した日は郵送した日ではなく、申請書類が法務局に到着した日(営業日)という整理になります。

変更登記の申請は、原則として登記事項に変更が生じた日から2週間以内にしなければなりませんので、締め切りギリギリで郵送する場合には注意が必要です。

不備があると手続き完了までにかなりの時間を要する

郵送した申請書類に不備があると、法務局から電話で補正すべき箇所についての連絡が入ります。これに対応するためには、どの部分を補正するのかを明確にするための「補正書」を作成し、追加で郵送するか法務局に直接持参することになり、手続きが完了するまでにはかなりの時間を要することになります。

申請書類を郵送する場合には、法務局に直接持参するとき以上に不備がないように注意しなければなりません。

収入印紙を必ず台紙に貼って送付する

登記の申請には登録免許税という税金がかかりますが、その納付については収入印紙を台紙に貼って提出することが多いと言えます。

※登録免許税の額が3万円を超える場合には、収入印紙ではなく現金で納付しなければなりません。また、オンライン申請の場合には電子納付も可能です。

申請書類を法務局に直接持参する場合には窓口で収入印紙を購入できますが、郵送する場合には収入印紙を郵便局などで購入して台紙に貼って提出しなければなりませんので注意が必要です。

まとめ

商業・法人登記の申請はオンラインで行うこともできますが、これに対応するためには専用ソフトや電子証明書などを準備しなければならず、状況によっては添付書類のみ郵送しなければならない場合もあります。

現状のシステムでは、商業・法人登記の申請が頻繁に発生する会社でない限り、オンライン申請に対応するメリットはそれほど大きくありません。郵送での申請もご検討ください。

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