役員を辞めるときは辞任届が必要です。

この記事を読めば、株式会社の役員の辞任届に何を書くべきか、どう書くか、また省略できるケースなどがわかり、自分で正しく辞任届を作成できるようになります。

辞任届とは？

役員が役職を辞める際の書類

辞任届は、一般的には役員（株式会社の場合、取締役・代表取締役・監査役など）が任期の途中で自ら役職を辞めるときに提出する書類です。

役員は、任期の途中であっても自由に役職を辞めることができます。これを辞任と言います。

ただし、会社にとって不利な時期に辞任した場合（引き継ぎをするための時間なしに、役員から一方的に辞任した等）は、損害賠償義務が生じる可能性もあるので注意が必要です。

取締役や代表取締役などに関する情報は登記されているため、辞任を原因とした登記（退任登記）を申請する必要があります。 辞任による退任登記には「辞任を証する書面」として辞任届が必要になります。（任期満了や解任により退任する場合には、辞任届は不要です）

取締役（または監査役）については、辞任について記載されている株主総会議事録を添付することで、辞任届の添付を省略することができる場合があります。 詳しくは記事の後半で説明します。

なお、取締役の辞任登記については、以下の記事もご参考ください。

参考記事：【取締役の辞任登記】必要書類と申請手続きは？

必要なもの・事前準備

辞任届を作成する前に、以下を確認・用意しておきましょう。

項目	内容
会社の商号（正式な社名）	登記簿謄本で確認できます
辞任する役員の氏名・住所	登記簿謄本で確認できます
辞任の効力が生じる日	いつの日付で辞任するかを決めておきます
印鑑	・登記所に印鑑を届け出ている場合、登記所届出印が必要です ・登記所に印鑑を提出していない場合、代表取締役の辞任には市区町村に登録している印鑑が必要です
印鑑証明書（必要な場合）	市区町村に登録している印鑑を使用する場合必要です

辞任届の書き方・手順

通常の取締役が辞任する場合

記入例：取締役の辞任届

Step 1：用紙を用意し、記載事項を確認する

特に決まった書式や用紙サイズはありませんので、手書きでも大丈夫ですし、Word等で作成しA4サイズで印刷するなどでも問題ありません。

記載事項は以下の内容が必要です。

• いつ付で辞任するのか
• 取締役の氏名、押印
• 会社の商号（社名）
• 辞任届の作成年月日

Step 2：会社名（宛先）を記載する

宛先として登記簿謄本に記載されている正式な会社の商号を記入します。記載例では下部に記載していますが、書式に指定はないので上部に記載しても問題ありません。

例：「株式会社○○御中」

Step 3：辞任する役員の情報を記載する

以下の4点を記入します。

項目	記入内容	注意点
現在の役職	「取締役」と記入
氏名	フルネーム	自署（署名）でも、パソコンで入力した記名でも構いません
住所	登記簿謄本と同じ住所

Step 4：辞任の日付を記載する

「いつから辞任するのか」を明確に書きます。

記載例では、「令和3年〇月△日付をもって」辞任としていますが、たとえば、定時株主総会（取締役会）終結時をもって辞任したい場合には、「令和〇年〇月〇日開催の定時株主総会（取締役会）終結をもって辞任いたしたくお届けいたします」のように記載します。

• 例1：「令和〇年〇月〇日付をもって辞任いたします」
• 例2：「令和〇年〇月〇日開催の定時株主総会終結をもって辞任いたします」

Step 5：作成日付を記入する

辞任届を作成した日付を記載します。
これは辞任の効力が生じる日ではなく、書類を作成した日です。

Step 6：印鑑について

監査役の辞任など、押印が不要な場合であっても、後日紛争が起こらないようにするためにも念のため印鑑を押すことや、慣習的に押印して提出することもあります。

また、代表取締役である取締役が辞任し、その取締役が法務局に印鑑を届け出ている場合は、「会社の実印（代表者印）」もしくは「個人の実印」を押印する必要があります。個人の実印を用いる場合は個人の印鑑証明書の添付が必要です。

代表取締役が辞任する場合

基本的には取締役の辞任する場合と同じになりますが、代表取締役の場合は「 代表取締役の地位のみを辞任するのか、取締役としても辞任するのか」を記載する必要があります。

記入例：代表取締役の地位のみを辞任する場合

代表取締役の地位だけを辞任して、取締役としては残る（留任する）場合の記入例です。

記入例：取締役及び代表取締役を辞任する場合

代表取締役の地位と取締役職の両方を辞める場合です。

印鑑について

代表取締役である取締役が辞任し、その取締役が法務局に印鑑を届け出ている場合は、「会社の実印（代表者印）」もしくは「個人の実印」を押印する必要があります。個人の実印を用いる場合は個人の印鑑証明書の添付が必要です。

たとえば、代表取締役がAとBの2名がおり、Aのみが会社実印の届出を行っている場合、Bが辞任するケースでは実印を押印する必要はなく、押印する必要はありません。（こちらも前述の通り、念のため押印しておくことも考えられます。）

辞任届の省略が可能な場合

株主総会議事録で辞任を証明する場合

前述の通り、取締役や代表取締役などの辞任の登記を申請するときは、「辞任を証する書面」が必要ですが、この書面として、辞任届ではなく株主総会議事録が使用できる場合があります。

これは、辞任する取締役（または監査役）が株主総会に出席して、本人がその場で辞任する意思表示をした旨が記載されている場合です。

株主総会議事録で証明する場合、いつ付で辞任するのかも明記してある必要があります。 ただ単に、取締役（または監査役）から辞任の意思表示があったことを議長が株主総会で報告した旨が記載されている株主総会議事録では、辞任を証する書面として認められないので注意しましょう。

法務局に印鑑登録を行っている代表取締役の辞任については、辞任届に実印の押印が求められていることから、株主総会議事録もしくは取締役会議事録を「辞任を証する書面」として使用する場合は、会社実印又は個人の実印による押印、個人の実印を押印した場合は印鑑証明書の添付が必要であると考えられています。

ただし、法務局に会社実印の届出をしていない代表取締役については、取締役と同様に株主総会議事録の記載により辞任届の提出を省略できると考えられます。

実際には登記を申請する法務局の判断となるため、提出先の法務局に事前に確認するか、可能であれば辞任届を作成しておくとよいでしょう。

注意点・よくある間違い

• 署名か記名かはどちらでもよいが、トラブルを避けたいなら自筆がおすすめ
  パソコンで氏名を記名しても大丈夫ですが、「自分は辞任届を作成していない」とトラブルになることも。そうしたトラブルを避けるために本人の署名（サイン）が求められることもあります。
• 印鑑の確認をしっかり行う
  役員の種類によって押印の必要が分かれます。また、トラブルを避けるために印鑑の押印を求められることもありますので事前に用意しておいても良いでしょう。
• 議事録で省略できるかは事前確認が大切
  株主総会議事録で辞任届を省略できるかどうかは、提出先の法務局の判断に左右されます。手続きを確実にしたければ、辞任届も作成しておくと安全です。

まとめ

辞任届は、役員が役職を辞めるときに法務局への変更登記（退任登記）に添付する書類です。

会社名、役員の氏名・住所、辞任の日付を記入し、必要に応じて実印を押すだけで完成します。代表取締役の場合は実印が必須になることが多いため、事前に法務局に確認しておくと確実です。

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