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残業の上限規制 2020年4月から中小企業がやるべきこと

働き方改革で導入された「残業の上限規制」は、大企業には2019年4月から適用されていますが、中小企業には2020年4月から適用されることになっています。

今回はこの「残業の上限規制」の概要や2020年4月までに中小企業が進めておくべきことなどについて説明します。

残業の上限規制とは

まず、残業(時間外労働)の上限規制の具体的な内容や、違反した場合の罰則、中小企業への適用時期などについて説明します。

残業の上限時間が法律に規定

これまで、残業の上限時間については、「時間外労働の限度に関する基準」という厚生労働省の告示において、原則として月45時間、年360時間とされていました。

また、この上限も「臨時的な特別の事情」(繁忙期など一時的な理由)があれば、36(サブロク)協定に「特別条項」というものを付記することで超えることができ、超えた場合の上限規制もほぼない状況でした。

改正後は次のような整理になっています。

① 原則としての上限時間(月45時間・年360時間)を労働基準法上のものとし、「臨時的な特別の事情」がなければ、これを超えることができない。

②「特別条項」付きの36協定がある場合でも以下を守らなければならない。

  • 時間外労働は年720時間以内
  • 時間外労働と休日労働の合計は単月100時間未満
  • 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」、「3か月平均」、「4か月平均」、「5か月平均」、「6か月平均」の全てが1月当たり80時間以内
  • 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年間6か月が限度

違反した場合には罰則あり

上記に違反した場合には、「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」とする罰則規定も設けられていますので注意が必要です。

ただし、違反したからといって直ちに罰則が適用されることは少なく、一般的にはまず労働基準監督署の調査が入り、是正勧告が行われます。

中小企業への適用は2020年4月から

残業の上限規制は、大企業には2019年4月1日から適用されていますが、中小企業については1年間の猶予期間があり、2020年4月1日から適用されることになっています。

ただし、2020年4月1日前に締結した36協定の有効期間が2020年4月1日を超えて終了する場合には、次に36協定を締結するときから上限規制が適用されることになっています。

なお、建設事業や自動車運転の業務については、さらに猶予期間があり、2024年4月1日から適用されることになっています。また、新技術・新商品等の研究開発業務については、そもそも適用が除外されています。

中小企業の定義

働き方改革における中小企業の定義については、「資本金の額または出資の総額」と「常時使用する労働者数」のいずれかが下表の基準に該当すれば、中小企業とされます。

この判定は、本社や支店、工場などのいわゆる「事業場」単位ではなく、企業単位でなされます。

【中小企業の範囲】

業種

資本金の額または出資の総額

常時使用する労働者数

小売業

5000万円以下

50人以下

サービス業

5000万円以下

100人以下

卸売業

1億円以下

100人以下

製造業、建設業、運輸業、その他

3億円以下

300人以下

2020年4月までに中小企業が進めておくべきこと

残業の上限規制に対応していくためには、まずは、従業員の労働時間が把握できる体制を整えなければなりませんし、36協定の見直しも必要になります。

また、残業を削減することで生産性は低下するため、それを補うためには業務効率化を進めることなども求められます。

正確な労働時間の把握

従業員の労働時間を上限規制の範囲内で管理していくためには、従業員の労働時間を正確に把握できていなければなりません。

労働時間の把握については、改正労働安全衛生法において、管理監督者も含めたすべての労働者の労働時間をタイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録で把握することが法的義務になっています。

仮にタイムカードなどもなく自己申告制のような形で労働時間を把握しているのであれば見直しが必要になります。

36協定の見直し

残業の上限規制を超えた36協定を締結している場合には、36協定を見直す必要がありますし、上限規制の範囲内で締結していたとしても、36協定の様式や定めなければならない事項が変更されているため、いずれにしても再整理が必要になります。

ただし、先に説明したとおり、2020年4月1日前に締結した36協定の有効期間が2020年4月1日を超えて終了する場合には、そこまでは対応不要です。

36協定の主な変更事項は次のとおりです。

①「1日」、「1か月」、「1年」ごとに延長することができる時間数を定める。

これまで、延長することができる時間は、「1日」、「1日を超えて3か月以内の期間」、「1年」ごとに定めることになっていましたが、新様式では、「1日」、「1か月」(に限定)、「1年」ごとに定めなければなりません。

②時間外労働と休日労働の合計を月100時間未満にするように定める。

先に説明したとおりですが、特別条項付きの36協定では、1か月の間に延長することができる時間は、時間外労働と休日労働の合計で100時間未満になるように定めなければなりません(結果として、2~6か月の平均で80時間以内になるように管理することも必要です)。

新様式では、この点について労使で確認したことを証明するチェックボックスが設けられています。

③月45時間・年360時間を超えた労働者に対する健康確保措置を定める。

月45時間・年360時間を超えた労働者の健康を確保するために講じる措置(医師による面接指導や深夜業の回数制限など)を記入しなければなりません。

業務効率化

残業の削減は、生産量の低下を招くおそれがあります。それを補うため、あるいは、これまで以上の生産量を目指していくためには、業務の効率化が必須となります。

各業務フローをあらためて確認し、無駄な工程を排除するとともに、IT化を進めたり、アウトソーシングを検討することなども必要になります。

そもそも、残業の上限規制の導入目的は、長時間労働を是正して、誰もが働きやすい労働環境を整備することにあります。上限規制の範囲内でどのようにやっていくのかを考えることも必要ですが、本来的には業務効率化に力を入れて、残業を根本的に減らしていかなければなりません。

まとめ

残業の上限規制に対応していくためには、まずは従業員一人ひとりの労働時間を実態として把握できるようにしなければなりません。勤怠管理システムなどを導入していても記録に残らない残業があるとすれば、把握できているとは言えません。

また、残業を減らすだけでは、これまでの生産量を維持できなくなりますので、あわせて業務効率を向上させる取り組みを実施していくようにしましょう。

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