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書類の書き方

解雇予告通知書の書き方(記入例あり)

従業員を解雇する場合には、原則として、少なくとも30日前に解雇の予告をしなければなりませんが、この際に用いられるのが解雇予告通知書です。

今回は、この解雇予告通知書の書き方について説明します。

解雇予告通知書とは

まずは、解雇予告通知書を作成する目的や、解雇予告通知書が不要な場合について説明します。

なお、解雇の手続きについては以下の記事で詳しく解説しています。

>【従業員の解雇】労務の手続きは?解雇できないケースは?

解雇予告通知書を作成する目的

従業員を解雇するときは、労働基準法上、原則(※)として、少なくとも30日前に解雇の予告をしなければなりませんが、この際に用いられるのが解雇予告通知書です。

※30日に足らない日数分の解雇予告手当(平均賃金)を支払えば、解雇までの日数を短縮できます。

法律上は、書面による解雇予告が義務付けられているわけではありません。口頭での解雇予告も有効です。

しかしながら、該当従業員と後々トラブルになった時に、適正に解雇予告をしたのかどうかが問題になることがあります。口頭での解雇予告は解雇予告をしたことを証明できませんので、解雇予告通知書という書面で通知しておく必要があるのです。

解雇予告通知書が不要な場合

次の①~③の場合には、労働基準法上は解雇予告をすることなく解雇することが認められています。

①30日分以上の解雇予告手当(平均賃金)を支払って解雇する場合

この解雇予告手当は解雇時に支払う必要があります。

②天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合、または、労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合

この解雇については、事前に労働基準監督署の認定を受ける必要があり、仮に認定を受けられなければ、解雇予告の対象になります。

③日雇い労働者、2か月以内の期間契約労働者、季節的業務に従事する4か月以内の期間契約労働者、試用期間中の労働者を解雇する場合

日雇い労働者については、1か月を超えて引き続き働くことになった場合、期間契約労働者については、契約で定めた期間を超えて引き続き働くことになった場合、試用期間中の労働者については、14日を超えて引き続き働くことになった場合は、解雇予告の対象になります。

解雇予告通知書の記載事項と書き方のポイント

解雇予告通知書とは次のようなものになりますが、一般的に記載すべき事項と書き方のポイントについて説明します。

<解雇予告通知書の記載例>

解雇予告通知書の記載例

解雇予告通知書に記載すべき事項は次のとおりです。

①解雇する従業員の氏名

②会社の名称、代表者氏名(印)

③解雇予告年月日

④解雇年月日

⑤解雇理由(解雇の根拠となる就業規則の規定など)

そもそも、解雇予告通知書は法律で規定されているものではありませんので、上記の記入例とまったく同じでなくても構いません。

ただし、トラブルを避けるためにも、いつ、誰を、どのような理由で解雇するのか、また、そのことをいつ通知したのかは明確にしておく必要があります。

なお、解雇予告時点で解雇までの期間が30日に満たなければ、先に説明したとおり、その不足日数分の解雇予告手当を支払わなければなりませんが、この場合には、あわせて解雇予告手当の額も記入するか、別に「解雇予告手当支払通知書」を作成して通知するようにします。

まとめ

解雇の予告は、口頭で行うことも認められますが、後々のトラブルも想定して、必ず、解雇予告通知書を作成して通知するようにしましょう。

また、解雇予告通知書を該当従業員に渡す際には、必ず、署名と受領印をもらうようにし、それが無理ならば、内容証明郵便での送付も検討しましょう。

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