代表取締役の住所変更と本店移転の登記を同時に行う方法

代表取締役の住所と本店所在地が同時に移転するケースは比較的よく見られます。どちらも登記事項であるため、移転した場合には登記の手続きが必要です。

ここでは、代表取締役の住所変更と本店移転の登記を同時に行う方法について解説します。

代表取締役の住所変更と本店移転の登記を同時に行うケース

代表取締役の住所と会社の本店所在地は、どちらも登記されます。

スタートアップ企業やひとり会社（株主も取締役も同一人物で一人だけ）、小規模な会社などの場合には、自宅の住所を本店所在地にしているケースがよくみられます。

この場合、自宅の引っ越しなどをして住所移転した場合には、代表取締役の住所と本店移転の登記がどちらも必要となります。

本店移転と代表取締役の住所変更の登記は、同時に申請することも別々に申請することも可能です。

同時に申請するメリットとして、登記が完了するまでの期間を短縮できることがあります。

登記は、変更があったときから2週間以内に申請するというルールがあるため、別々に申請しようとすると、1件の登記が終わってからもう1件の登記を申請するまでの時間的余裕がありません。また、1件の申請書でまとめて申請できるので手間も少なくなります。

同時に申請しても、登録免許税が安くなるといったメリットはありませんが、わざわざ別々に申請する必要性もないため、同時に申請することをお勧めします。

登記を行う際の注意点

代表取締役の住所変更と本店移転の登記を同時に行う場合の注意点を説明します。

本店移転をするには決議が必要

本店移転をするためには、移転先住所や移転日について決議を行う必要があります。
決議を行う機関は、定款変更が必要かどうかによって異なります。

なお、代表取締役の住所移転については、特に決議は必要ありません。（代表取締役は自由に住所を変更できます）

定款変更が必要なケース

会社の定款で、「当会社の本店は、東京都品川区に置く」と記載されている場合に、東京都品川区以外の場所に本店を移す場合には、定款変更が必要です。

定款変更を決議するのは、株主総会の特別決議です。

特別決議は、議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した株主の議決権の3分の2以上が承認することによって可決されます。

株主総会の定款変更決議によって、品川区以外の住所に本店を置くことを決議した後、具体的な移転先住所や移転日については、取締役会がある会社では取締役会で決議します。

取締役会がない会社では、株主総会または取締役の決定により決議します。

このため、定款変更が必要な本店移転の場合には、①株主総会のみ、②株主総会+取締役会、③株主総会+取締役の決定のいずれかで決議される必要があります。

定款変更が不要なケース

会社の定款で、「当会社の本店は、東京都品川区に置く」と記載されている場合に、東京都品川区内に本店を移す場合には、定款変更は不要です。

この場合、取締役会がある会社では、取締役会で本店移転について決議します。取締役会がない会社の場合、取締役の決定により決議します。

申請書に旧本店所在地を記載する欄と新本店所在地を記載する欄がある

本店移転登記を申請する際、申請書の記載内容の中に、移転前の旧本店所在地を記載する欄と、移転後の新本店所在地を記載すべき欄があります。

これらを間違えて記載してしまうと、登記申請書の訂正が必要となり、手間や時間がかかってしまいます。

後述の申請書記載例を確認の上、間違えないように記載しましょう。

費用

登記の費用は、本店の移転先が、現在の本店所在地を管轄している法務局のままなのか、別の法務局の管轄になるのかによって異なります。

たとえば、東京都品川区を管轄する法務局は東京法務局品川出張所ですが、移転先の本店所在地が品川区ではなく渋谷区の場合、渋谷区を管轄する法務局は東京法務局渋谷出張所となり、管轄が変わります。

本店移転登記の登録免許税は、管轄が変わる場合は6万円、管轄が変わらない場合は3万円です。

また、代表取締役の住所変更登記については、資本金が1億円未満であれば1万円、1億円以上の場合には3万円です。

なお、代表取締役の住所は、法務局の管轄には影響しません。（法務局の管轄は、会社の本店所在地により決まります）

これらの本店移転登記の登録免許税と代表取締役の住所変更登記を合わせた金額が、登録免許税となります。

（例1）管轄が変わらず、資本金１億円未満の会社の場合：3万円+1万円＝4万円

（例2）管轄が変わり、資本金1億円以上の会社の場合：6万円+3万円＝9万円

必要書類

本店移転登記については、本店移転を決議した議事録が必要です。上述した通り、会社によって決議を行う機関が異なり、株主総会で決議する場合には株主総会議事録が、取締役会で決議する場合には取締役会議事録が、取締役の決定により決議する場合には取締役の決定書が必要です。

また、株主総会議事録を提出する場合には、株主リストも必要です。

代表取締役の住所変更登記については、特に必要書類はありません。

住民票などが必要だと考えがちですが、実際には必要ありません。ただし、正確な住所表記や移転日を確認するために必要な場合には、住民票を取得しましょう。

変更登記申請書の記載例

代表取締役の住所変更と本店移転の登記を同時に行う場合の申請書の記載例を紹介します。

まとめ

代表取締役の住所変更登記と本店移転登記は、同じタイミングで発生した場合には同時に申請するのが効率的です。

本店移転登記については、どの機関で決議を行うかによって手続きが異なるため気をつけましょう。

議事録の作成などは、自己流でゼロから作るのは意外と難しく、手間がかかる上に修正が必要となってしまうケースが多くみられます。

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