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役員の任期が切れたまま…選任懈怠が発覚したときの対処法は?

「選任懈怠」は主に中小企業で見かける事例ですが、これが発覚した場合には、「過料」(罰金のようなもの)が生じるおそれがあります。

この記事では、役員の選任懈怠が発覚したときの対処法などについて解説しています。

選任懈怠とは?

役員が任期満了を迎えたり、辞任したりすると、株主総会でその役員を再任させるか、別の者を役員とするのかの選任決議をしなければなりません。

この選任手続きをせずに放置しておくことを選任懈怠(せんにんけたい)と言います。

なお、取締役の任期は原則2年、監査役の任期は原則4年で、非公開会社(株式譲渡制限会社)であれば、定款の規定でそれぞれ10年まで延ばせるようになっています。

非公開会社が役員の任期を10年に延ばすかどうかはその会社の事情によりますが、やはり、任期を10年にしているような中小企業では選任懈怠が多い傾向にあります。

登記懈怠との違い

「登記懈怠(とうきけたい)」とは、上記の役員変更の例で言えば、株主総会で役員の選任手続きは行っているものの、法務局に変更登記の申請をせずに放置しておくことを言います。

よって、選任懈怠は、基本的には登記懈怠でもあるということになります。

任期が満了した役員はどうなる?

役員が任期を満了し、後任を選任しなかった場合でもその役員は自動的に退任することになります。

ただし、その役員が退任することで会社法または定款で定める人数に満たなくなる場合には、新たな取締役が選任されるまでは、役員としての権利義務は持ち続けることになります。

もちろん、この場合であっても、任期が満了している事実は変わらず、選任懈怠であることに変わりはありません。

選任懈怠が発覚した時の対応手順

選任懈怠があったことに気付いたら、速やかに選任手続きを行って変更登記申請を行わなければなりません。

手続きはケースバイケースで異なりますので、具体的な事例を挙げて説明します。

例えば、次のような会社があるとします。

  • 取締役の任期は、原則どおり、選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時まで
  • 定時株主総会は、定款により、決算期より3か月以内の開催
  • 決算期は3月
  • 取締役の最後の就任登記は、平成29 年(2017年)5月30日
  • 取締役は任期満了後も再任予定

上記の会社で、取締役の任期が満了するのは、最後に就任登記を行ってから2年後の令和元年(2019年)6月30日まで(決算期から3か月)に開催する定時株主総会の日までです。

この場合に、令和元年(2019年)5月30日に定時株主総会を開催したものの、取締役の選任決議(再任の場合もあらためて選任決議が必要)をせず、後日そのことに気付いた場合にはどのような手続きが必要になるのでしょうか?

手順①:株主総会の開催

上記の場合には、まず、速やかに臨時株主総会を招集して、取締役の選任について決議します。通常であれば、定時株主総会で選任決議をしているところを、これを待たずに臨時株主総会で選任決議をするということです。

選任懈怠に気付いた時期によっては、通常どおり定時株主総会で選任することもありますが、できる限り早めに変更登記の申請をするためにも臨時株主総会を開催します。

手順②:変更登記の申請

このケースの場合には、次の2つの変更登記が必要になります。

・取締役の退任登記
取締役の退任日は、任期が満了する年の定時株主総会の開催日、令和元年(2019年)5月30日です。

・取締役の就任登記
取締役の就任日は、原則として、選任懈怠に気付いたあと、選任決議を行った臨時株主総会あるいは定時株主総会の開催日です。

上記の変更登記について、選任決議の日から2週間以内に法務局に申請します。
申請に当たっては、次のような書類が必要になります。

  • 変更登記申請書
  • 株主総会議事録 ※
  • 定款 ※
  • 株主リスト
  • 就任承諾書 など

※就任については、通常どおりの書類一式になりますが、それに加えて、退任したことを証明しなければならないため、退任時期に開催した定時株主総会の議事録や定款なども必要になります。また、仮に退任時期に定時株主総会を開催していなかったとすれば、そのことを記載した上申書のようなものも必要になることがあります。

必要な書類は、状況によって異なりますので、詳細は法務局(登記所)にご確認ください。

取締役の就任登記で必要な書類については、以下の記事で詳しく解説しています。
新取締役が就任!登記に必要な書類と手続きは?

選任懈怠に対するペナルティ

選任懈怠があると、「100万円以下の過料に処する。」と会社法に定められており、これは登記懈怠だけの場合も同様です。

この過料は罰金と似ているものの、刑罰ではなく行政処分のようなものであるため、この処分を受けたとしても前科にはならないという特徴があります。

過料の額はケースバイケースですが、基本的には選任手続きを行っていなかった期間で判断され、具体的な額は裁判所から会社の代表者あてに通知されます。

なお、選任懈怠があったことは、必ず法務局でもわかります。

変更登記の申請をすれば、その時点でわかりますし、仮に変更登記の申請を放置し続けたとしても、法務局はそのような会社を解散させる手続きを進めるため、事業を続けたい場合にはその時点でわかります。

つまり、選任懈怠を隠し通すことはできないということです。

※法務局は、株式会社が最後の登記から12年が経過していると、その株式会社には休眠会社であるかどうかの通知を送付し、事業を廃止していない旨の回答がなければ、職権で解散登記を行うことになっています。

> 休眠会社・休眠一般法人の整理作業について/法務省
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00082.html

選任懈怠によるその他の問題

選任懈怠があると、退任日と就任日の間に空白期間が空いてしまいますが、このことで、許認可が必要な業務を行っている会社では問題が起こる場合があります。

例えば、建設業の許可を受ける(更新する)ための条件の1つに「経営業務の管理責任者がいること」があります。

この管理責任者と認められるためには、許可を受けたい建設業(29業種あり)において5年以上、経営者としての実務経験があることなど様々な要件があり、法人企業の場合には取締役でなければなりません。

これを証明するためには、登記事項証明書または登記簿謄本を提出しなければなりませんが、登記簿上、取締役としての空白期間があれば、5年以上就任していたことを証明できない場合も出てきます。

※この場合でも、決算報告書や株主総会議事録、取締役会議事録など他の書類を提出するなどで認められる場合もあります。

まとめ

株主総会の開催や役員の選任、また、変更登記の申請は、中小企業を含めすべての企業の義務です。

選任懈怠があると、高額な過料の支払い命令を受けたり、許認可の必要な業種においては通常業務にも支障をきたしたりしかねません。企業としての義務を十分に認識したうえ、役員の任期を把握しておくようにしましょう。

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