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総務

代表取締役住所変更登記をする際に必要となる書類

導入

代表取締役は、株式会社を代表して第三者と取引を行う権限を有します。株式会社の役員中で最も重要な人物です。株式会社の代表取締役の氏名及び住所は、登記簿に記載され、第三者に公示されます。この代表取締役の住所に変更があった場合には、その事実があった日から2週間以内に、代表取締役住所変更登記を申請する必要があります。

株式会社と取引をしようとする人は、必ず、その株式会社の登記事項証明書を見て、その会社の代表取締役が誰であるかを確認すべきです。契約を締結する相手方が、取引相手の株式会社の代表権を持っていない場合には、契約書にサインしても、その会社との契約が成立していないことになるケースがあります。自分が契約をしようとする相手が、株式会社の代表取締役であるかどうかをしっかり確認しないと、余計なトラブルに巻き込まれる場合があります。

登記所の考え方は、住所と氏名が一致してはじめて人物が特定されるというものです。代表取締役の住所が変更になったけれども、住所変更をしない場合には、目の前にいる自分物と、登記簿上の会社の代表取締役が、名前は一緒でも住所が別なので、同一人物と確認することができません。その結果、代表取締役を公示するという商業登記の目的が果たされないことになります。

このように、株式会社の代表取締役の住所に変更があった場合、その変更登記を行うことは非常に重要なのですが、以下では、その場合の代表取締役住所変更登記に必要となる書類や登記申請書の書き方などについて解説します。

代表取締役住所変更登記

代表取締役の住所変更登記の登記申請書の一例を上げると、次のようになります。

代表取締役の住所変更登記には、住所変更後の代表取締役の住民票(写)の添付は不要です。よって、会社の代表者自らがこの登記を申請する場合には、添付書類はありません。会社代表者の登記所届出印を押印した申請書を登記所に提出するだけになります。

登記すべき事項については、以下の事項について、オンライン又はCD-Rで、あらかじめ登記所に提供している場合には、登記申請書の「登記すべき事項」について「別紙のとおりの内容をオンライン又はCD-Rで提出済み」という文言を記載すれば、記載を省略できます。ただし、このケースでは、記載内容が非常に少ないので、登記申請書に「登記すべき事項」の内容を直接記載しても問題はないでしょう。

委任状について

代表取締役の住所変更登記は、非常に簡単にできる商業登記の1つですので、会社の代表者の方がご自身で申請することについて特に問題はありません。しかし、忙しい方や、こういった事務関係の手続きが苦手だという方の場合には、商業登記の専門家である司法書士に、申請手続きの代理を依頼できます。

その際には、以下のような委任状が必要となります。

代表取締役の住所変更登記を司法書士に依頼する場合の登記申請書には、申請書の一番最後の代表取締役の氏名の横には、登記所届出印を押印しません。その代わり、手続きを代理する司法書士の住所及び氏名を記載し、司法書士の認印を押印します。会社の代表取締役の登記所届出印は、登記申請書ではなく委任状の方に押印します。

司法書士に手続きを依頼するメリットしては、依頼者は司法書士と打ち合わせを行えば、後は、司法書士が一切の手続きをしてくれますから、依頼者は登記所に出向いたり、添付書類を集めに何度も何度も役所に足を運ぶ必要がないという点です。報酬の支払いは必要になりますが、本業が忙しい方であれば、時間を節約きるので、司法書士に支払う報酬は簡単に回収できるでしょう。

代表取締役住所変更登記と総合申請ソフトについて

以前は登記申請書に「登記すべき事項」を記載していましたが、最近では、この「登記すべき事項」についてはオンラインで予め登記所に提出して、登記所の窓口に提出する登記申請書の「登記すべき事項」を記載する欄には、「別紙のとおり内容をオンラインにより提出済」と記載するパターンも多くなっています。

株式会社の設立登記のように複雑な登記申請の場合には、この「登記すべき事項」の分量が膨大となり、登記申請書にこれを記載すると、登記申請書が数枚にわたり、非常に作成しにくいという問題がありました。しかし、予め「登記すべき事項」の内容を登記所にオンラインで提出する方法の場合、登記申請書は1枚程度で済むので、非常にスリム化されます。

代表取締役住所変更登記の場合は、「登記すべき事項」の記載内容が少ないので、登記申請書に直接それを書き込んでも、特に問題はないとは思いますが、その場合であっても、もちろん、予め「登記すべき事項」の内容を登記所にオンラインで提出する方法を使っても構いません。

「登記すべき事項」についてオンラインで登記所に提供した場合には、その情報を使って、登記申請書も簡単に作成することができます。法務局では、「登記すべき事項」をオンラインで登記所に提供した方が、その送信情報を活用して簡単に登記申請書を作成できる無料の総合申請ソフトを用意しています。

この総合申請ソフトを使えば、簡単に申請書が作成でき、このソフトを使って作成した申請書を登記所に提出することで、事務手続きが苦手な人でも簡単に代表取締役住所変更登記ができます。オンライン申請とは異なるので、電子証明書や電子署名は必要ありません。

画面の事項に従って入力していくだけで登記申請書の作成が可能になりますから、全く登記のことが分からない方でも大丈夫です。