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株式会社の本店移転登記に必要な書類は?(記入例あり)

株式会社が登記簿上の本店を移転したときは、法務局に本店移転登記の申請をしなければなりません。

今回は、この本店移転登記の申請の際に必要となる書類について解説します。

本店移転登記の必要書類

本店移転登記の申請の際に必要となる書類は、移転先が、現在登記がある管轄法務局(登記所)の管轄内か管轄外かによって変わってきます。

この点を踏まえて、必要書類について順番に解説していきます。

①株式会社本店移転登記申請書(必須)

株式会社の本店移転登記の申請には、まず、「株式会社本店移転登記申請書」(以下「本店移転登記申請書」)が必要になります。

この本店移転登記申請書は、移転しても管轄法務局が変わらない(管轄内移転)場合は、現在の管轄法務局宛てのものだけ作成すればよいのですが、管轄法務局が変わる(管轄外移転)場合は、移転先の管轄法務局宛てのものも作成しなければなりません。

管轄内移転の場合

管轄内移転の場合は、現在の管轄法務局宛ての本店移転登記申請書が必要になります。記入例(一例)は次のとおりです。

作成および記入のポイントは次のとおりです。

・会社法人等番号や商号、本店の所在地(変更前)など必要事項をすべて記入します。最後に、新本店の住所や商号、代表取締役の住所・氏名を記入したうえで登記所に届け出ている印鑑(会社の実印)を押します。

・本店移転登記申請書の後に「収入印紙貼付台紙」をつけ、登録免許税の額(3万円)の収入印紙を貼り付けます。

・提出する際には、このあと説明する株主総会議事録や取締役会議事録などの添付書類(⑥印鑑届書・印鑑カード交付申請書(管轄外移転の場合)を除く。)とまとめて左側2箇所をホッチキス留めし、全ページのつなぎ目ごとに上記で使用した印鑑(会社の実印)を押します(これを「契印」と言います。)。

本店移転登記申請書(管轄内移転)などの様式は、法務局のホームページからダウンロードできます。

> 商業・法人登記の申請書様式 「1-13株式会社本店移転登記申請書(管轄登記所内移転)」/法務局
(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#1-13)

管轄外移転の場合

管轄外移転の場合の本店移転登記申請書は、移転前の管轄法務局宛てのものと移転後の管轄法務局宛てのものが必要になります。

記入方法は、基本的に管轄内移転の場合と同様ですが、異なる点は次のとおりです。

・移転後の管轄法務局宛ての本店移転登記申請書には移転後の本店所在地を記入します。

・書類のまとめ方は、移転前の管轄法務局宛ての本店移転登記申請書については、管轄内移転の場合と同様ですが、移転後の管轄法務局宛ての本店移転登記申請書については、収入印紙を貼った「収入印紙貼付台紙」とだけまとめればよく、株主総会議事録や取締役会議事録などは不要です。

本店移転登記申請書(管轄外移転)などの様式は、法務局のホームページからダウンロードできます。

> 商業・法人登記の申請書様式 「1-14株式会社本店移転登記申請書(管轄登記所外移転)」/法務局
(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#1-13)

②株主総会議事録(定款の変更が必要な場合)

定款で本店所在地を市区町村まで記載していてその市区町村外に移転する場合や、具体的な住所を記載している場合には定款を変更しなければなりません。

定款を変更するためには、株主総会の特別決議が必要になりますので、その決議があったことを証明するために株主総会議事録の添付が求められます。

③株主リスト(定款の変更が必要な場合)

定款を変更するために株主総会で決議した場合には、どのような株主がいるのかなどについてまとめた株主リストが必要になります。

株主リストについては以下の記事で詳しく解説しています。

>登記で必要な「株主リスト」の書き方(記載例あり)

④取締役会議事録(取締役会を設置している場合)

取締役会を設置している会社では、取締役会で、本店の移転や移転先の住所・移転日時について決議しなければなりません。その決議があったことを証明するために取締役会議事録が必要になります。

⑤取締役の決定書(取締役会を設置していない場合)

取締役会がない会社でも、取締役が集まって、本店の移転や移転先の住所・移転日時について決議しなければなりません。その決議があったことを証明するために取締役の決定書(取締役の意見の一致を証する書面)が必要になります。

なお、取締役会を設置していない会社で、定款変更のために株主総会を開催する場合、そこで、本店の移転や移転先の住所・移転日時についても決議することができます。そのことについて株主総会議事録に盛り込めば、この取締役の決定書は不要になります。

⑥印鑑届書・印鑑カード交付申請書(管轄外移転の場合)

管轄外移転の場合は、移転後の管轄法務局に印鑑届書を提出しなければなりません。また、移転前の管轄法務局の印鑑カードが使えなくなるため、印鑑カード交付申請書も提出しておく必要があります。

印鑑カード交付申請書については、本店移転登記が完了してから移転後の管轄法務局に提出してもよいのですが、移転後の管轄法務局宛ての本店移転登記申請書に印鑑届書とあわせて添付しておけば、一般的には受け付けてもらえます。

本店移転登記申請までの流れ・費用

上記の書類を準備して、法務局に本店移転登記の申請をするまでの流れをまとめると、次のようになります。

①株主総会の特別決議

先に説明したとおり、定款に本店所在地として記載している住所を変更しなければならない場合に実施します。

②取締役会または取締役の決議

本店の移転や移転先の住所・移転日時について、取締役会を設置している会社では取締役会の決議、取締役会を設置していない会社では取締役の決議が必要になります。

先に説明したとおり、取締役会を設置していない会社で上記の株主総会を開催する場合、そこであわせて本店の移転や移転先の住所・移転日時についても決議することで、取締役の決議に代えることができます。

③本店移転登記の申請

この申請は、実際に本店を移転した日(このあとに上記の決議を行った場合にはその日)の翌日から起算して2週間以内に法務局に行わなければなりません。

管轄外移転の場合の本店移転登記申請書は、移転前の管轄法務局宛てのものと移転後の管轄法局宛てのものが必要になりますが、申請はまとめて移転前の管轄法務局に行います。

登記申請にかかる登録免許税は、管轄内移転の場合は3万円、管轄外移転の場合は3万円×2=6万円です。

まとめ

本店移転登記の申請期限は実際に移転した日の翌日から起算して2週間以内です。必要な書類や手続きは、定款に記載している本店所在地がどうなっているのか、また、会社に取締役会があるのかどうかで変わってきますので注意しましょう。

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