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会社設立

登記に必要な株主リスト 作成のポイントと注意点

登記申請をする際、株主リストの添付を求められることがあります。

株主リストは状況によって記載すべき項目が変わったり、そもそも添付書類として提出する必要がなかったりとルールは様々。もちろん、記載内容に不備があると登記申請が滞り、会社の運営に悪影響を及ぼしかねません。

そこで今回は、株主リストの作成方法や実務上の注意点について解説します。

株主リストとは

株主リストとは、会社の株主の情報が記載された書面のことをいいます。よく似た用語の株主名簿と異なるのは、株主リストは議決権数や場合によって議決権割合の記載が必須であることです。

登記すべき事項に株主総会の決議が必要な場合、登記申請の際に株主総会議事録を添付する必要がありますが、平成28年10月1日より、株主総会議事録に加えて株主リストの添付が求められるようになりました。

株主リストの添付を制度化した理由について、法務省の説明を要約すると、「株主総会議事録を偽造し、虚偽の登記申請を行った犯罪や違反行為が横行。それを抑止するためには、登記の真実性の担保と会社の透明性の確保が必要」となり、株主リストの提出が義務化されました。

株主リストの添付が必要なケース

登記申請の際に株主リストの添付が必要なケースは、次の2つです。

株主総会の決議を要する登記手続き

役員の選任・解任や組織再編などで、株主総会の決議が必要となる場合、登記手続きを行う際に、株主リストの添付が必要となります。

株主リストに記載しなければならない株主は、①議決権数上位10名の株主、もしくは②議決権割合が3分の2に達するまでの株主、のうち人数の少ない方です。株主の情報は、次の5事項を記載します。

(1)株主の氏名又は名称

(2)住所

(3)株式数(種類株式発行会社は,種類株式の種類及び数)

(4)議決権数

(5)議決権数割合

なお、種類株主総会の決議を要する場合は、その種類株式についての株主リストが必要です。

株主全員の同意を要する登記手続き

役員等の責任の全部免除といった株主全員の同意が必要となる登記手続きを行う際も、株主リストの添付が必要です。

この場合、株主リストには株主全員を記載します。また、株主情報は次の4事項の記載が必要です。

(1)株主の氏名又は名称

(2)住所

(3)株式数(種類株式発行会社は,種類株式の種類及び数)

(4)議決権数

種類株主全員の同意を要する場合は、種類株主全員についての株主リストが必要です。

株主リストの記載例

株主リストには規定書式はなく、必要事項が記載されていれば効力を発します。なお、書式例は法務省のホームページよりダウンロードすることができます。

以下の画像は、株主総会の決議を要する登記手続きに必要な株主リストのサンプルです。

議決権割合が3分の2に達するまでの株主が記載されており、「株主の氏名又は名称」、「住所」、「株式数」、「議決権数」、「議決権数割合」の必要記載事項を満たしています。

株主リストを作成する時の注意点

株主リストを作成する際に注意すべきポイントがいくつかあります。

代表者が作成する

株主リストは原則、登記所(法務局)に印鑑を提出している代表者が作成します。なお、取締役の改選で代表者が変更する場合は、新たな代表者(登記申請時の代表者)が作成しなければなりません。

株主総会の議案ごとに作成する

株主総会で複数の議案(登記事項)を決議した場合、議案ごとに株主リストを作成する必要があります。

ただし、各議案で株主リストの記載情報が変わらない場合、その旨を明記することにより、株主リストの作成を1通で済ませることができます。

まとめ

株主リストは、登記の真実性や会社の透明性を確保する大切な書類です。登記申請がスムーズに行えるように決められたルールに則り、抜け漏れのないように作成しましょう。