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役員重任登記の必要書類は?作成時のポイントも紹介

株式会社の役員には任期が定められています。その任期が満了すると同時に同じ人を再任することを重任といい、重任した際は法務局に登記申請をする必要があります。重任登記で注意すべき点は、会社の形態や定款の記載内容によって必要書類が異なることです。

役員重任の登記申請を進めるときは、みなさんの会社が下図の①~⑧のどのパターンに該当するかを確認することが第一歩です。

役員重任登記の8つのパターン

※取締役会非設置会社では、代表取締役は1名である必要はなく、取締役全員を代表とすることも可能です。

ここからは、①~⑧のパターン別に必要となる書類を見ていきましょう。

①取締役会設置会社で、役員全員を重任

取締役会を設置している株式会社(取締役会設置会社)は、重任登記を申請するときに次の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

登記の事由には「取締役、代表取締役及び監査役の変更」と記載します。

押印に使用する印鑑は会社実印(法務局に届け出た印鑑)です。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会議事録に、任期満了で退任した役員を再任した旨を記載します。なお、出席役員の押印は認印でかまいません。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

取締役会議事録

取締役会で代表取締役を選定した旨を記載し、代表取締役は会社実印、その他の役員は認印を押印します。

就任承諾書

役員全員の就任承諾書が必要です。また、代表取締役の就任承諾書も必要です。押印に使用する印鑑は、どちらも認印でかまいません。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書の収入印紙貼付台紙には、登録免許税額分の収入印紙を貼ります。登録免許税は1万円(資本金1億円超は3万円)です。また、申請書が複数枚になったら各ページの綴り目に割印します。

変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑就任承諾書の省略

株主総会議事録や取締役会議事録に、本人が役員就任に承諾した旨を記載した場合は、就任承諾書は不要です。このとき、変更登記申請書には次のような文言を記載します。

就任承諾書は、株主総会議事録の記載を援用する。

②取締役会設置会社で、役員の一部を重任

取締役会を設置している会社で、代表取締役を含む役員の一部を重任し、その他の役員を新たに選任するときは、下表の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

登記の事由には「取締役、代表取締役及び監査役の変更」と記載します。

押印に使用する印鑑は会社実印です。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会議事録に、新たに役員を選任した旨、および任期満了で退任した役員を再任した旨を記載します。

出席役員の押印は認印でかまいません。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

取締役会議事録

取締役会で代表取締役を選定した旨を記載し、代表取締役は会社実印、その他の役員は認印を押印します。

就任承諾書

取締役(監査役)と代表取締役の就任承諾書も必要です。押印はどちらも認印でかまいません。

本人の確認ができるもの

新たに就任した取締役(監査役)は、以下のいずれかの本人確認証明書が必要です。

  • 住民票の写し
  • 運転免許証のコピー
  • マイナンバーカードの表面のコピー など

※コピーの場合は「原本と相違がない」と記載し、記名押印します。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書の収入印紙貼付台紙には、登録免許税額分の収入印紙を貼ります。登録免許税は1万円(資本金1億円超は3万円)です。また、申請書が複数枚ある場合は各ページの綴り目に割印します。

変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑就任承諾書の省略

株主総会議事録や取締役会議事録に、本人が役員就任に承諾した旨を記載した場合は、就任承諾書は不要です。この場合、変更登記申請書には次のような文言を記載します。

就任承諾書は、株主総会議事録の記載を援用する。

③取締役会なし、役員全員を重任(代表取締役の選定:株主総会の決議)

取締役会を設定しておらず、代表取締役を株主総会決議で選定する会社において、役員全員を重任する場合は、下表の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

会社実印を押印します。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会で役員(取締役、代表取締役、監査役)の重任を決議した旨を記載し、代表取締役は会社実印、その他の役員の認印を押印します。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

就任承諾書

取締役と監査役の就任承諾書が必要です。押印に使用する印鑑は認印でかまいません。代表取締役のものは不要です。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書には法務局に届け出た会社実印を押印しますが、会社代表者ではない者が代理で申請をする場合は押印不要です。その代わりに、代理人本人の住所氏名を記入し、代理人の認印を押印します。

収入印紙貼付台紙のページに登録免許税1万円(資本金1億円超は3万円)の収入印紙を貼付します。

変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑株主総会議事録

株主総会議事録には、選任決議によって取締役および代表取締役を重任した旨を記載し、代表取締役は会社実印、その他の取締役は認印を押印します。会社実印を押印しない場合は、役員全員の個人実印の押印および印鑑証明書が必要です。

なお、選任された取締役および代表取締役の本人が就任に承諾した旨を記載すれば就任承諾書の添付は不要です。その場合には、変更登記申請書に次のような文言を記載します。

就任承諾書は、株主総会議事録の記載を援用する。

☑就任承諾書

取締役(監査役)の就任承諾書を添付する必要があります。就任承諾書への押印は認印でかまいません。なお、代表取締役の就任承諾書は不要です。

※Aという者が代表取締役に選定された場合、代表取締役Aとしての就任承諾書は不要ですが、取締役Aとしての就任承諾書は必要です。

④取締役会なし、役員全員を重任(代表取締役の選定:取締役の互選)

取締役会を設置しておらず、代表取締役を取締役の互選で選定する会社において、役員全員を重任するときは、下表の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

押印に使用する印鑑は会社実印です。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会で取締役や監査役の重任を決議した旨を記載します。押印は認印でかまいません。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

取締役の互選書

代表取締役は会社実印、その他の取締役は認印を押印します。

取締役の互選書の作成例

定款

代表取締役の選定方法が「取締役の互選」であることを証明するために必要です。

就任承諾書

取締役(監査役)の就任承諾書の他、代表取締役の就任承諾書も添付します。どちらも押印は認印でかまいません。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書には会社実印を押印しますが、代理人が変更登記を申請をする場合は押印不要です。その代わりに代理人本人の住所氏名を記入し、認印を押印します。

登録免許税を収入印紙で支払う場合は、収入印紙貼付台紙のページに1万円(資本金1億円を超える会社は3万円)分の収入印紙を貼付します。

なお、変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑株主総会議事録

株主総会議事録には選任決議によって取締役(監査役)を重任した旨を記載し、役員全員の認印を押印します。

選任された取締役本人が株主総会の席上で就任を承諾し、その旨を株主総会議事録に記載すれば就任承諾書は不要です。その場合は変更登記申請書には次のように記載します。

就任承諾書は、株主総会議事録の記載を援用する。

⑤取締役会なし、役員全員を重任(代表取締役の選定:定款変更)

取締役会を設置しておらず、代表取締役の選定を定款変更で行う会社において、役員全員を重任するときは、下表の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

押印に使用する印鑑は会社実印です。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会で取締役や監査役の重任を決議した旨、および、代表取締役についての定款変更を決議した旨を記載します。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

就任承諾書

取締役(監査役)のものを添付します。押印は認印でかまいません。代表取締役のものは不要です。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書には会社実印を押印しますが、会社代表者でない者が代理で申請する場合は押印不要です。代理人申請をする場合は、変更登記申請書に代理人の住所氏名を記入して認印を押印します。また、後述する委任状が必要となります。

変更登記申請書に付いている収入印紙貼付台紙に、登録免許税1万円(資本金1億円超の会社は3万円)の収入印紙を貼付します。

変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑株主総会議事録

株主総会議事録には、株主総会決議によって代表取締役を重任する定款変更を行った旨を記載し、会社代表者は会社実印、その他の役員は認印を押印します。

☑就任承諾書

取締役(監査役)の就任承諾書が必要です。就任承諾書に押印する印鑑は認印でかまいません。なお、代表取締役の就任承諾書は不要です。

⑥取締役会なし、役員の一部を重任(代表取締役の選定:株主総会の決議)

取締役会を設置しておらず、代表取締役の選定方法が株主総会決議である会社において、代表取締役を含む役員の一部を重任し、その他の役員を新たに選任するときは、下表の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

会社実印を押印します。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会で役員(取締役、代表取締役、監査役)の重任および新任を決議した旨を記載し、代表取締役は会社実印、その他の役員の認印を押印します。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

就任承諾書

新任取締役の就任承諾書には個人実印、重任する取締役および監査役の就任承諾書には認印を押印します。

 

代表取締役の就任承諾書は不要です。

印鑑証明書(※)

新任取締役の印鑑証明書が必要です。

本人の確認ができるもの(※)

監査役が新たに就任する場合には、次のいずれかの書類を添付します。

  • 住民票の写し
  • 運転免許証のコピー
  • マイナンバーカードの表面のコピー など

※コピーを用いる場合は「原本と相違がない」の記載と記名押印が必要です。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書には法務局に届け出た会社実印を押印しますが、会社代表者ではない者が代理で申請をする場合は押印不要です。その代わりに、代理人本人の住所氏名を記入し、代理人の認印を押印します。

また、収入印紙貼付台紙のページに登録免許税1万円(資本金1億円超は3万円)の収入印紙を貼付します。

※変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑株主総会議事録

株主総会議事録には、選任決議によって取締役および代表取締役を重任した旨を記載し、代表取締役は会社実印、その他の取締役は認印を押印します。会社実印を押印しない場合は、役員全員の個人実印の押印および印鑑証明書が必要です。

なお、選任された取締役および代表取締役の本人が就任に承諾した旨を記載すれば就任承諾書の添付は不要です。その代わりに変更登記申請書に次のような文言を記載します。

就任承諾書は、株主総会議事録の記載を援用する。

☑就任承諾書

取締役の就任承諾書を添付する必要があります。就任承諾書への押印は認印でかまいません。なお、代表取締役の就任承諾書は不要です。

※Aという者が代表取締役に選定された場合、代表取締役Aとしての就任承諾書は不要ですが、取締役Aとしての就任承諾書は必要です。

⑦取締役会なし、役員の一部を重任(代表取締役の選定:取締役の互選)

取締役会を設置しておらず、代表取締役の選定方法が取締役の互選である会社において、代表取締役を含む役員の一部が重任し、その他の役員が新たに就任するときは、下表の書類が必要です。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

会社実印を押印します。代理人が申請する場合は押印不要です。

株主総会議事録

定時株主総会で取締役(監査役)の重任および新任を決議した旨を記載します。押印は認印でかまいません。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

就任承諾書

新任取締役の就任承諾書には個人実印、重任する取締役・代表取締役および監査役の就任承諾書には認印を押印します。

印鑑証明書(※)

新任取締役の印鑑証明書が必要です。

本人の確認ができるもの(※)

監査役が新たに就任する場合には、次のいずれかの書類を添付します。

  • 住民票の写し
  • 運転免許証のコピー
  • マイナンバーカードの表面のコピー など

※コピーの場合は「原本と相違がない」と記載し、記名押印します。

取締役の互選書

代表取締役は会社実印、その他の役員は認印を押印します。

取締役の互選書の記入例

定款

代表取締役の選定方法が「取締役の互選」であることを証明するために必要となります。定款の末尾には会社実印を押印します。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書には会社実印を押印しますが、代理人が変更登記を申請をする場合は押印不要です。その代わりに代理人本人の住所氏名を記入し、認印を押印します。

登録免許税を収入印紙で支払う場合は、収入印紙貼付台紙のページに1万円(資本金1億円を超える会社は3万円)分の収入印紙を貼付します。

なお、変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

☑株主総会議事録

株主総会議事録には選任決議によって取締役を重任した旨を記載し、役員全員の認印を押印します。

選任された取締役本人が株主総会の席上で就任を承諾し、その旨を株主総会議事録に記載すれば就任承諾書は不要ですが、その場合は変更登記申請書には次のような記載が必要です。

就任承諾書は、株主総会議事録の記載を援用する。

⑧取締役会なし、役員の一部を重任(代表取締役の選定:定款の変更)

取締役会を設置しておらず、代表取締役を定款変更で選定する会社において、代表取締役を含む役員の一部を重任し、その他の役員を新たに選任するときは、下表の書類を作成・手配します。

書類

作成上の注意点

変更登記申請書

押印に使用する印鑑は会社実印です。代理人が申請する場合は押印不要です。

登録免許税を収入印紙で支払う場合は、収入印紙貼付台紙に税額分の収入印紙を貼ります。

株主総会議事録

定時株主総会で取締役や監査役の重任を決議した旨、および、代表取締役についての定款変更を決議した株主総会議事録を添付します。

株主リスト

会社実印を押印します。

株主リストの記載例

就任承諾書

新任取締役の就任承諾書には個人実印を押印します。重任する取締役と監査役の就任承諾書への押印は認印でかまいません。なお、代表取締役の就任承諾書は不要です。

印鑑証明書(※)

新任取締役の印鑑証明書が必要です。

本人の確認ができるもの(※)

監査役が新たに就任する場合には、次のいずれかの書類を添付します。

  • 住民票の写し
  • 運転免許証のコピー
  • マイナンバーカードの表面のコピー など

※コピーを用いる場合は「原本と相違がない」の記載と記名押印が必要です。

委任状(※)

代理人申請を行う場合は必要です。押印には会社実印を用います。

委任状の記入例

(※)…場合により必要となる書類です。

☑変更登記申請書

変更登記申請書には会社実印を押印しますが、会社代表者でない者が代理で申請する場合は押印不要です。代理人申請をする場合は、変更登記申請書に代理人の住所氏名を記入して認印を押印します。また、後述する委任状が必要となります。

変更登記申請書に付いている収入印紙貼付台紙に、登録免許税1万円(資本金1億円超の会社は3万円)の収入印紙を貼付します。

変更登記申請書の様式は、法務局のホームページでダウンロードできます。

>法務局「商業・法人登記の申請書様式」
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html

重任登記のパターンは他にも多数

この記事では、役員重任の8つのパターンで必要な書類を紹介しました。

実は、今回ご紹介した以外にも役員重任のパターンは多数あり、必要書類も変わります。

それぞれのパターンで必要となる書類を調べて準備したり、登記申請を進めたりするのは手間がかかります。さらに「2週間以内」という期限が設けられているため、慌ただしくなることも多いでしょう。

そんなときにおすすめしたいサービスが、Legal Script(役員変更)です。

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