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テレワークを導入したら就業規則の変更は必要?

コロナ禍でテレワークを導入する企業が増えていますが、このテレワークを導入するためには原則として就業規則の変更が必要です。

今回は、テレワークの導入にあたってどのような規定の整備や手続きが必要になるのかなどについて解説します。

テレワークの導入と就業規則の変更

就業規則は、従業員がどのように働かなければならないのか、また、賃金の決定方法などを定めた社内ルールです。

テレワークを導入すると、従業員の働き方も変わるため、原則として就業規則を変更しなければなりません。

就業規則を変更する必要性

テレワークと言えば、まず「在宅勤務」を思い浮かべると思いますが、一般的には、勤務先以外のオフィススペースなどでの「サテライトオフィス勤務」と、移動中や顧客先などでの「モバイル勤務」を含めてテレワークと言います。

このテレワークを導入するにあたっては、その対象とする従業員や利用方法、また、業務に必要となる機器をどうするのかなど新たなルールづくりが必要になるため、原則として就業規則の変更が必要になります。

変更の可能性がある就業規則の必要記載事項は下記の通りです。

  • 労働時間(始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇)
  • 賃金関係(賃金の決定、計算及び支払の方法)
  • 費用負担(労働者に作業用品その他の負担をさせることに関する事項)

上記以外にも、テレワークの性質上、下記についても規定を設ける必要があるでしょう。

  • テレワークの対象者
  • 就業する場所 など

※たとえば、「モバイル勤務」だけを導入するような場合には、就業規則を変更しなくても対応できることもあります。

なお、従業員が10人未満の会社ではそもそも就業規則を作成する義務はありませんが、円滑にテレワークを実施していくためには、同様のルールづくりが求められます。

一般的には別規程として作成

テレワークの導入にあたって就業規則を変更する場合、就業規則本体にテレワークに関する規定を追加するか、就業規則とは別にテレワークに関する規程(規定の集合体を「規程」と言います。)を作成することになります。

どちらの方法でも構いませんが、就業規則本体に規定を追加すると、就業規則の分量が増えてわかりにくくなるため、一般的には、「テレワーク勤務規程」などと別規程を作成することが多いと言えます。

※別規程として作成した場合には、その規程は「賃金規程」や「育児・介護休業規程」などと同様に就業規則の一部となります。

就業規則または別規程で定めるべき事項

テレワークの導入にあたって就業規則または別規程で定めるべき事項は、業種や業態などによっても異なりますが、基本的なものとしては次のような事項が挙げられます。

テレワークの定義

自社で導入するテレワークが、「在宅勤務」だけであるのか、あるいは、「サテライトオフィス勤務」や「モバイル勤務」もあわせて導入するのかについて明確にしておきます。

次に導入するテレワークの定義を明確に規定します。「在宅勤務」なら「従業員の自宅で情報通信機器を用いた業務を行うこと」などと定義します。

※複数のテレワークを導入するのであれば、勤務形態別に規定を設ける必要がありますが、以下ではテレワーク=在宅勤務として説明しています。

対象者

就業規則に規定する対象者は、実際にテレワークを行う者やテレワークをする可能性がある人すべてです。

たとえば、「対象者については、テレワークを希望する者であり、かつ、勤続年数の要件(1年以上など)を満たし、自宅の執務環境・セキュリティ環境などが適正と認められる者とする」など対象者を明確に限定する規定が必要です。

さらに限定するのであれば、一定部署の従業員のみ、あるいは、育児や介護、傷病などによって出勤が困難な従業員のみとする方法もあります。

また、コロナ禍のような緊急時の対策として、感染症の拡大や災害発生時などには全従業員にテレワークを命じることができる旨の規定を設けておくという方法もあります。

利用申請

テレワークの利用については、テレワークを前提とした従業員や、感染症の拡大時などに会社がテレワークを命じた場合でない限り、許可制とすることが一般的です。

たとえば、テレワークを利用する日の一定期間(1週間や2週間など)前までに所属長に申請し、許可を受けることとするなど、利用申請の方法を明確にしておくことが必要です。

通勤手当

テレワークが多くなる従業員については、通勤定期代ではなく、実際に出社した日数分の交通費を支給した方が経費削減につながることもあります。

たとえば、テレワークの利用が週に2日までの従業員については、通勤定期代を支給し、週に3日以上の従業員については、実際に出社した日数分の交通費(実費)を支給するような規定を設けることもできます。(2日や3日の区分についてはあくまで一例です。)

機器の貸与・費用負担

テレワーク勤務者にどのような機器(パソコンやスマートフォンなど)を貸与するのか、また、テレワークを進めるにあたって必要となる費用(通信費や消耗品費など)の負担割合も明確にしておく必要があります。

費用の負担割合については企業によって様々ですが、一般的には自宅のインターネット回線を利用させる場合の通信費(一定割合のみ負担)以外は全額負担としている企業が多いようです。

業務の開始・終了の報告

通常勤務時の出退勤時刻をタイムカードで記録している場合には、テレワーク時の労働時間をどのように記録するのかを規定しなければなりません。

テレワーク時の労働時間の管理方法としては、業務の開始・終了時に、直属の上司などに電話やメールなどで報告させる方法や、クラウド型の勤怠管理システムなどを導入してそのシステムに打刻させる方法がありますが、報告の手間を考えると、新たなシステムの導入が理想的です。

テレワークの導入にあたって必要な規定例については、以下の「テレワーク・モデル就業規則」(厚生労働省)で詳しく解説されていますのであわせてご確認ください。

> テレワーク・モデル就業規則 ~作成の手引き~/厚生労働省

労働基準監督署への届出・従業員への周知

テレワークの導入時に限った話ではありませんが、就業規則を作成・変更した場合や、就業規則の一部として規程を作成・変更した場合には、次のとおり労働基準監督署への届出と、従業員への周知が必要になります。

労働基準監督署への届出

変更した就業規則、または、新たに作成したテレワークに関する規程は、労働者の過半数で組織する労働組合、労働組合がない場合には労働者の過半数を代表する者の「意見書」を添付して、管轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。

従業員への周知

変更した就業規則、または、新たに作成したテレワークに関する規程は、次のいずれかの方法によって従業員に周知しなければなりません。

①常時各作業場の見やすい場所に掲示する、あるいは、備え付ける。

②書面を交付する。

③磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場でその記録内容を常時確認できる機器を設置する。

一般的には、③の方法(言い回しがわかりにくいですが、例えば、就業規則や規程のデータを社内共有フォルダにおき、従業員のPCから確認できるようにするなど)によって周知している企業が多いと言えます。

まとめ

テレワークを導入するためには、原則として就業規則を変更する必要がありますが、この場合、就業規則とは別にテレワークに関する規程を作成することが一般的です。

この記事では定めるべき事項として基本的なものを挙げましたが、業種や業態によってはさらに定めるべき事項はあると思われますし、状況に応じて見直していくことも必要です。

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