役員就任時の登記で必要となる書類は、就任する役員の種類や取締役会設置の有無などにより異なります。
まずは、下図の①～③のどれに該当するかをご確認ください。
この記事では、①～③の代表的なケースをピックアップし、必要書類と作成上の注意点を紹介します。
目次
①取締役・監査役の就任登記の必要書類
取締役もしくは監査役に新たに就任したときは、下表の必要書類を作成・手配して登記申請を行います。
| 必要書類 （※は場合により必要） | 作成上の注意点 |
|---|---|
| 変更登記申請書 | 会社実印を押印します。代理人申請の場合は押印不要です。 収入印紙貼付台紙に登録免許税額分（1万円 ※資本金1億円超は3万円）の収入印紙を貼ります。 |
| 株主総会議事録 | 株主総会決議により取締役・監査役を選任した旨を記載し、出席した役員の認印を押印します。 |
| 株主リスト | 会社実印を押印します。 参考：株主リストの作成例 |
| 就任承諾書 | 取締役会設置会社は認印でかまいませんが、取締役非設置会社の場合は個人実印を押印します。 住所氏名は、添付する「印鑑証明書」もしくは「本人の確認ができるもの」の表記どおりに記載します。 参考：就任承諾書の作成例 |
| 印鑑証明書※ | 取締役会非設置会社で取締役が新たに就任する場合に必要です。 |
| 本人の確認ができるもの※ | 取締役会設置会社で取締役（代表取締役を除く）が新任する場合、または、監査役が新任する場合には、次のいずれかの書類が必要です。 ・住民票の写し ・運転免許証のコピー ・マイナンバーカードの表面のコピー など ※コピーには「原本と相違がない」と記載し、記名押印します。 参考：本人確認証明書に使えるもの |
| 委任状※ | 代理人申請の場合に必要です。会社実印を押印します。 参考：委任状の作成例 |
変更登記申請書および株主総会議事録が複数ページになった場合は、各ページのつづり目に割印してください。
②代表取締役の就任登記の必要書類（取締役会設置会社）
取締役会を設置している会社（取締役会設置会社）の代表取締役の就任登記に必要な書類は、新たに代表取締役となるのが、「既存の取締役」か「新任の取締役」かによって異なります。
既存取締役が新たに代表取締役に就任する場合
以下の3つすべてに当てはまる場合は、下表の書類を作成・手配して登記の申請を行います。
- 取締役会設置会社
- 既存取締役が新たに代表取締役に就任
- 前任の代表取締役は取締役も退任
| 必要書類 （※は場合により必要） | 作成上の注意点 |
|---|---|
| 変更登記申請書 | 新たに法務局へ届け出る会社実印を押印します。代理人申請の場合は押印不要です。 収入印紙貼付台紙に登録免許税額分（1万円 ※資本金1億円超は3万円）の収入印紙を貼ります。 |
| 取締役会議事録 | 代表取締役を選定した旨を記載し、出席した役員全員の個人実印を押印します。 |
| 就任承諾書 | 代表取締役のものが必要です。印鑑証明書の表記どおりの住所氏名を記載し、個人実印を押印します。 参考：就任承諾書の作成例 |
| 印鑑証明書 | 役員全員の印鑑証明書が必要です。 |
| 印鑑（改印）届書 | 新代表取締役の印鑑（新たな会社実印）を届け出ます。 参考：印鑑（改印）届書の記入例 |
| 委任状※ | 代理人申請を行う場合は必要です。新任の代表取締役が法務局に届け出る会社実印を押印します。 参考：委任状の作成例 |
上表の他、取締役および代表取締役の退任に関する書類が必要な場合があります。
なお、前任の代表取締役が取締役として残る場合、取締役会議事録への押印は、前任の代表取締役は会社実印、その他の役員は認印を用います。また、印鑑証明書は新任の代表取締役のものだけで足ります。
新任取締役が代表取締役に就任する場合
以下の3つすべてに当てはまる場合は、下表の書類を作成・手配して登記の申請を行います。
- 取締役会設置会社
- 新任取締役が代表取締役に就任
- 前任の代表取締役は取締役も退任
| 必要書類 （※は場合により必要） | 作成上の注意点 |
|---|---|
| 変更登記申請書 | 新たに法務局へ届け出る会社実印を押印します。代理人申請の場合は押印不要です。 収入印紙貼付台紙に登録免許税額分（1万円 ※資本金1億円超は3万円）の収入印紙を貼ります。 |
| 株主総会議事録 | 株主総会決議で取締役を選任した旨を記載し、出席した役員の認印を押印します。 |
| 株主リスト | 新たに届け出る会社実印を押印します。 参考：株主リストの記載例 |
| 取締役会議事録 | 代表取締役を選定した旨を記載し、出席した役員全員の個人実印を押印します。 |
| 就任承諾書 | 新任取締役と代表取締役の両方が必要です。押印する印鑑は、新任取締役の就任承諾書は認印、代表取締役の就任承諾書には個人実印です。 住所氏名は、印鑑証明書の表記どおりに記載します。 参考：就任承諾書の作成例 |
| 印鑑証明書 | 役員全員の印鑑証明書が必要です。 |
| 印鑑（改印）届書 | 新代表取締役の印鑑（新たな会社実印）を届け出ます。 参考：改印届書の記載例 |
| 委任状※ | 代理人申請を行う場合は必要です。押印に用いる印鑑は、新代表取締役が法務局に届け出る会社実印です。 参考：委任状の作成例 |
その他、代表取締役の退任に関する書類が必要な場合があります。
前任の代表取締役が取締役として残る場合、取締役会議事録への押印は、前任の代表取締役は会社実印、その他の役員は認印を用います。また、印鑑証明書は新任の代表取締役のものだけで足ります。
③代表取締役の就任登記の必要書類（取締役会非設置会社）
取締役会を設置していない会社（取締役会非設置会社）の代表取締役の就任登記に必要な書類は、新たな代表取締役が既存取締役か新任取締役かだけでなく、代表取締役の選定方法によっても異なります。
ここでは代表的なケースを3つ紹介します。
既存取締役が代表取締役に就任（代表取締役を株主総会決議で選定）
- 取締役会非設置会社
- 代表取締役の選定方法が株主総会決議
- 既存の取締役が新たに代表取締役に就任（前任の代表取締役は取締役を退任）
上記3項目のすべてにあてはまる場合、必要書類は下表のとおりです。
| 必要書類 （※は場合により必要） | 作成上の注意点 |
|---|---|
| 変更登記申請書 | 新たに法務局へ届け出る会社実印を押印します。代理人申請の場合は押印不要です。 収入印紙貼付台紙に登録免許税額分（1万円 ※資本金1億円超は3万円）の収入印紙を貼ります。 |
| 株主総会議事録 | 株主総会決議で代表取締役を選定した旨を記載し、出席した役員の個人実印を押印します。 |
| 株主リスト | 新たに届け出る会社実印を押印します。 参考：株主リストの記載例 |
| 印鑑証明書 | 取締役全員の印鑑証明書が必要です。 |
| 印鑑（改印）届書 | 新代表取締役の印鑑（新たな会社実印）を届け出ます。 参考：印鑑（改印）届書の記載例 |
| 委任状※ | 代理人申請を行う場合は必要です。押印には、新たな会社実印を用います。 参考：委任状の作成例 |
上表の他、代表取締役の退任に関する書類が必要な場合があります。
前任の代表取締役が取締役として残る場合、株主総会議事録に押印する印鑑は、前任の代表取締役は会社実印、その他の役員は認印です。また、印鑑証明書は、新たな代表取締役のものだけで足ります。
既存取締役が代表取締役に就任（代表取締役を取締役の互選で選定）
- 取締役会非設置会社
- 代表取締役の選定方法が取締役の互選
- 既存の取締役が新たに代表取締役に就任（前任の代表取締役は取締役に残る）
上記3項目のすべてにあてはまる場合は、下表の書類が必要です。
| 必要書類 （※は場合により必要） | 作成上の注意点 |
|---|---|
| 変更登記申請書 | 会社実印を押印します。代理人申請の場合は押印不要です。 収入印紙貼付台紙に登録免許税額分（1万円 ※資本金1億円超は3万円）の収入印紙を貼ります。 |
| 取締役の互選書 | 前任の代表取締役は会社実印、その他の取締役は認印を押印します。 参考：取締役の互選書の記載例 |
| 定款 | 代表取締役の選定方法が取締役の互選であることを証明します。 |
| 就任承諾書 | 代表取締役のものが必要です。押印には認印を使用します。 参考：就任承諾書の作成例 |
| 印鑑証明書 | 新たな代表取締役のものが必要です。 |
| 印鑑（改印）届書 | 新代表取締役の印鑑（新たな会社実印）を届け出ます。 参考：印鑑（改印）届書の記載例 |
| 委任状※ | 代理人申請を行う場合は必要です。押印に用いる印鑑は新たな会社実印です。 参考：委任状の作成例 |
上表の他に、代表取締役の退任に関する書類が必要となる場合があります。
新任取締役が代表取締役に就任（代表取締役を株主総会決議で選定）
- 取締役会非設置会社
- 代表取締役の選定方法が株主総会決議
- 新たに取締役に選任された人が代表取締役に新任（前任の代表取締役は取締役を退任）
上記3項目のすべてにあてはまる場合は、下表の書類が必要です。
| 必要書類 （※は場合により必要） | 作成上の注意点 |
|---|---|
| 変更登記申請書 | 会社実印を押印します。代理人申請の場合は押印不要です。 収入印紙貼付台紙に登録免許税額分（1万円 ※資本金1億円超は3万円）の収入印紙を貼ります。 |
| 株主総会議事録 | 株主総会決議で取締役の選任および代表取締役を選定した旨を記載し、出席した役員の個人実印を押印します。 |
| 株主リスト | 新たに届け出る会社実印を押印します。 参考：株主リストの記載例 |
| 就任承諾書 | 取締役の就任承諾書が必要です。氏名・住所は印鑑証明書の表記どおりに記載し、個人実印を押印します。 参考：就任承諾書の作成例 |
| 印鑑証明書 | 役員全員の印鑑証明書を添付します。 |
| 印鑑（改印）届書 | 新代表取締役の印鑑（新たな会社実印）を届け出ます。 参考：改印届書の記載例 |
| 委任状※ | 代理人申請を行う場合は必要です。押印には新たな会社実印を使います。 参考：委任状の作成例 |
その他、代表取締役の退任に関する書類が必要な場合があります。
前任の代表取締役が取締役として残る場合、株主総会議事録に押印する印鑑は、前任の代表取締役は会社実印、その他の役員は認印です。また、印鑑証明書は、新たな代表取締役のものだけで足ります。
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