【本人確認証明書】役員変更の登記申請で何を提出する？

会社設立時や、新たに取締役や監査役が就任する役員変更登記をする際には、本人確認証明書の提出が必要です。本人確認証明書として利用できる書類は複数あります。

この記事では、本人確認証明書の種類や原本証明の方法について解説します。

本人確認証明書の一覧表

本人確認証明書は、取締役等に就任する人が実在することなどを証明するために添付する書類です。本人確認証明書として認められるのは、氏名、住所が正確に記載されており、市区町村などの公的機関によって発行された書類です。

具体的には、以下のような書類が該当します。

各種証明書の説明

本人確認証明書として利用できる各種証明書について説明します。

印鑑証明書

印鑑証明書は、住所地の市区町村役場で取得できます。マイナンバーカードがあれば、コンビニで取得できる場合もあります。

印鑑証明書には、住所、氏名、生年月日、印鑑登録している実印の印影が記載されています。

なお、本人確認証明書としてではなく、役員変更登記の添付書類として印鑑証明書を添付することがありますが、この場合には本人確認証明書は不要です。

住民票

住民票は、住所地の市区町村役場で取得できます。

本人確認証明書に使用する住民票は、世帯全員が載っている必要はなく、本人のみが載っているもので足ります。

また、住民票には本籍やマイナンバーを載せることができますが、本人確認証明書として使用する場合にはこれらが載っている必要はありません。

戸籍の附票

戸籍の附票は、本籍地の市区町村役場で取得できます。

住所地と本籍地が異なる場合には、住所地の市区町村役場では取得できないので気を付けましょう。

戸籍の附票には、本籍地、住所の履歴、氏名が記載されています。住民票の場合、一つ前の住所しか載っていませんが、戸籍の附票の場合、現在の本籍地の住所の履歴がすべて記載されるため、何度か転居している場合には2つ以上前の住所も記載されています。

運転免許証やマイナンバーカード等のコピーに原本証明したもの

運転免許証、マイナンバーカード、住民基本台帳（住基）カードなどの写真付きの公的身分証のコピーに原本証明したものも、本人確認証明書として利用できます。

外国人の場合、在留カードを利用することもできます。

これらを使えば、わざわざ市区町村役場に証明書を取りに行く手間や時間がかからないため、一番負担の少ない方法です。

それぞれ、有効期限内のものである必要があります。なお、健康保険証などの顔写真がないものや、社員証などの公的機関が発行しているものではないものは利用できません。

原本証明の方法

運転免許証等のコピーに原本証明する場合の、原本証明の方法について解説します。

①コピーを取る

運転免許証、住基カード、在留カードの場合には、裏表のコピーを取ります。

一方、マイナンバーカードの場合は表面のみコピーを取ります。マイナンバーは機密情報となり人に見せるべきではないため、裏面のコピーは付けないように注意しましょう。

②「原本と相違ない」と記入する

公的身分証のコピーを取ったら、そのコピーした用紙の空いている箇所に、「原本と相違ありません」と消えないペンで本人が書きます。

③署名する

「原本と相違ありません」と書いた近辺に、本人のフルネームを消えないペンを使って署名します。

まとめ

本人確認証明書は、初めて就任する役員の実在性を証明するために平成27年から添付が義務付けられました。顔写真付きの公的身分証を持っている場合には、わざわざ証明書を取得しに行かなくても用意することができます。 自分にとって一番簡単に用意できる書類を利用するとよいでしょう。