本店移転をした場合、うっかり忘れがちなのが印鑑カードの手続きです。
移転後の住所によっては、今まで使用していた印鑑カードが使えなくなるため、登記に合わせて印鑑カードの交付手続きが必要です。
この記事では、本店移転登記後の印鑑カードの交付手続きについて解説します。
目次
印鑑カードとは？
印鑑カードは、法務局（登記所）で会社の印鑑証明書を取得する際に提示しなければならないカードです。
窓口や証明書発行請求機などで印鑑証明書を取得する場合、印鑑カードがなければ証明書を取得することができません。
オンラインでの請求の際は、印鑑カードのカード番号の入力は必要ですが、カード自体の送付などは不要です。
カードの大きさは、クレジットカードや銀行のキャッシュカードと同じです。
また、印鑑カードには会社名は記載されていないため、複数の会社を経営している場合などは保管方法を工夫したり、印をつけるなどして区別できるようにしましょう。
印鑑カードを継続使用できる本店移転
会社の本店移転は、2つのケースがあります。
1つ目が、本店移転前と本店移転後の管轄の法務局が同じ場合です。（管轄内移転）
たとえば、東京都新宿区Ａ町から東京都新宿区Ｂ町に本店移転した場合、どちらも東京法務局新宿出張所の管轄です。
この場合は、本店移転をしても印鑑カードをそのまま使用することができます。
なお、東京の場合は区が同じでなければ「管轄外移転」となることが多いですが、東京以外では別の市に移転しても「管轄内移転」となる場合もあります。
管轄内か管轄外かは、法務局のホームページで確認できます。
印鑑カードを継続使用できない本店移転
本店移転の2つ目のケースは、本店移転前と本店移転後の管轄の法務局が異なるケースです。（管轄外移転）
たとえば、東京都新宿区から東京都品川区に本店移転した場合、移転前の管轄は東京法務局新宿出張所ですが、移転後の管轄は東京法務局品川出張所です。
この場合は、これまで使用していた印鑑カードは使用不可となり、新たに品川出張所で印鑑カードを発行してもらう必要があります。
新しい印鑑カードを入手するまでの流れ
管轄外移転の場合に、新しい印鑑カードの申請手順を紹介します。
手順①：本店移転登記の申請
新しい管轄の法務局で印鑑カードを発行してもらうためには、前提として本店移転登記が完了している必要があります。
登記が完了したことを確認してから印鑑カードの交付申請書を提出します。
また、本店移転登記の申請と同時に印鑑カードの交付申請書を提出することも可能です。その場合、登記が完了したら印鑑カードが発行されます。
登記が完了するまでの間、一時的に印鑑証明書を取得することができない状態になるため、注意が必要です。
手順②：印鑑カード交付申請書の提出
「新しい管轄の法務局」の窓口に印鑑カード交付申請書を提出します。
印鑑カード交付申請書は、Web上で用紙をダウンロードすることができる他、法務局に用紙が置いてあります。
印鑑カード交付申請書には、会社の実印（法務局に登録している印鑑）を押印する必要があります。
印鑑カード交付申請書の記入例と記載事項
商号・名称
商号（会社名）を記入します
本店・主たる事務所
新しい本店の所在地を記入します
印鑑提出者
資格
印鑑提出者の資格のうち、該当するもの（株式会社の場合は「代表取締役」）に〇をします
氏名
印鑑提出者（株式会社の場合は「代表取締役」）の氏名を記入します
生年月日
印鑑提出者（株式会社の場合は「代表取締役」）の生年月日を記入します
会社法人等番号
会社法人等番号がわからない場合、国税庁法人番号公表サイトで検索することができます
申請人
申請人が印鑑提出者本人の場合、「印鑑提出者本人」にチェックします
代理人の場合、「代理人」にチェックします
住所
申請人の住所を記入します
氏名
申請人の氏名とフリガナを記入します
連絡先
申請人の連絡先を記入します
委任状
申請人が代理人の場合、委任状の欄に委任する相手の住所氏名を記載し、会社代表者が記名押印（会社の実印）します
手順③：印鑑カードの受け取り
印鑑カードは、交付申請書を提出すると、不備がなければ通常10～20分程度で発行してくれます。（混雑している場合は時間がかかる場合があります）
なお、郵便で交付申請書を提出することもでき、返信用封筒（簡易書留など追跡可能な郵送方法を推奨）を同封すれば、郵送で印鑑カードを受け取ることもできます。
印鑑カードを紛失した時の手順
印鑑カードを紛失した場合、再発行が可能です。
印鑑カードがなければ印鑑証明書を取得できないため、紛失してしまった場合には速やかに再発行の手続きをしましょう。
当日再発行が可能なので、すぐに印鑑証明書が必要な場合でも心配する必要はありません。
手順①：印鑑カード廃止届書の提出
まずは、紛失した印鑑カードを廃止します。
廃止するためには、印鑑カード廃止届書を法務局の窓口に提出します。
廃止届書の用紙は、Web上でダウンロードでき、法務局にも置いてあります。
印鑑カード廃止届書の記入例・記載事項
届出の内容
「印鑑カードの廃止届出」にチェックします
商号・名称
商号（会社名）を記入します
本店・主たる事務所
新しい本店の所在地を記入します
印鑑提出者
資格
印鑑提出者の資格のうち、該当するもの（株式会社の場合は「代表取締役」）に〇をします
氏名
印鑑提出者（株式会社の場合は「代表取締役」）の氏名を記入します
生年月日
印鑑提出者（株式会社の場合は「代表取締役」）の生年月日を記入します
印鑑カード番号
印鑑カード番号は、カードに記載されている番号です。
番号がわからない場合は空欄のままで構いません
カード廃止の理由
紛失の場合、「亡失」にチェックします
申請人
申請人が印鑑提出者本人の場合、「印鑑提出者本人」にチェックします
代理人の場合、「代理人」にチェックします
住所
申請人の住所を記入します
氏名
申請人の氏名とフリガナを記入します
連絡先
申請人の連絡先を記入します
委任状
申請人が代理人の場合、委任状の欄に委任する相手の住所氏名を記載し、会社代表者が記名押印（会社の実印）します
手順②：印鑑カード交付申請書の提出
印鑑カード廃止届書と一緒に印鑑カード交付申請書を提出します。
記載内容は、本店移転の場合の印鑑カード交付申請書と同じです。
まとめ
本店移転した場合、移転先が今までの法務局の管轄外であれば、印鑑カードを新しくしなければなりません。
登記の手続きを司法書士に依頼している場合は、通常、司法書士が手続きしてくれますが、自分で登記申請する場合には忘れがちなので気を付けましょう。
うっかり手続きを忘れてしまった場合でも、会社の実印を持参して法務局の窓口に行けばすぐに手続きはできるので、心配する必要はありません。
万一印鑑カードを紛失してしまった場合も、速やかに再発行の手続きを行いましょう。
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