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本店移転登記の手続きを自分で行う方法(株式会社の場合)

株式会社の事務所やオフィスを移転するときに、とても大変な手続きのひとつが本店移転登記です。

「登記の手続か…。会社を設立して以来、一度もやったことがないな…」

そんな不安を抱える方も、多いのではないでしょうか。

しかし、本店移転登記はやるべきことを整理すれば、手続きを自分で行うことは可能です。今回は、本店移転登記の手続について解説します。

本店移転登記が必要な場合とは

株式会社の事務所やオフィスを移転するときに、すべての場合で本店移転登記が必要なわけではありません。

登記簿に載っている「本店」の住所が変わる場合にだけ、本店移転登記が必要となります。

多くの会社では、本社などの重要な拠点を「本店」としていることが多いようです。

移転する事務所やオフィスが登記簿に載っている「本店」なのかどうか念のため確認しましょう。

POINT
本店移転登記は、会社の「本店」の住所を変更するときに必要な手続きです。本店以外の事務所等の住所が変更する場合、手続きは不要です。

準備するもの

本店移転登記手続きは、普段市役所に提出する多くの書類と違って、その場ですぐ書けるような内容ではありません。しっかり準備して取り組みましょう。

登記所に提出した会社の印鑑

会社の実印のことです。会社で重要な契約などに使う印鑑ですね。

登記簿

登記の申請書や添付する書面を書くときに参考にします。

定款

登記簿と同じく、登記の申請書や添付する書面を書くときに参考にします。

株主名簿など会社の株主の情報がわかるもの

後で説明しますが、場合によっては株主の情報が必要な時もあるので、必要な場合は準備しましょう。

わからない場合は、定款の記載も参考にします。

会社の種類によって変わる手続き方法

会社の本店の住所は、気軽に変更していいものではなく、重要な事項ですので会社としてしっかりとした手続きで決定しなければいけません。

具体的には、取締役による会議によって決定します。まずは、会社が取締役会を設置しているかどうかを確認します。

取締役会設置会社の場合

登記簿の「取締役会設置会社に関する事項」の欄に「取締役会設置会社」と記載されていれば、取締役会設置会社です。

この場合、「取締役会」で本店の移転や移転先の住所・日時について決議しなければいけません。

その上で、決議があったことを証明するための「取締役会議事録」を作成します。

ちなみにこの取締役会議事録は後で登記申請するときに必要となります。

取締役会非設置会社の場合

登記簿に「取締役会設置会社に関する事項」の欄がなければ、取締役会非設置会社です。

また、取締役が1人や2人の会社や監査役(又は会計参与)がいない会社は取締役会非設置会社です。

この場合、本店の移転や移転先の住所・日時について「取締役の決議」で決定する必要があります。

その上で、決議があったことを証明するための「取締役決定書」を作成します。

ちなみにこの取締役決定書も後で登記申請するときに必要となります。

POINT
本店の移転や移転先の住所・日時について、取締役会設置会社の場合は取締役会、取締役会非設置会社の場合は取締役の決議によって決定し、それぞれ取締役会議事録、取締役決定書を作成します。

定款によって変わる手続き方法

定款の内容をチェック

まず、定款の本店所在地について定めた条文を探します(第3条のことが多いようです)。

そうすると、

(本店所在地)
第3条 当会社は,本店を東京都○○区に置く。

などと記載されていると思います。

もしかしたら気になった人がいるかもしれませんが、本店の所在地は住所の途中までしか書かれていないことも多いです(というより、大半がこのように記載されています)。

これは、定款に記載する「本店所在地」は登記簿に記載のある「本店所在場所」と違って、最小行政区画までの記載でよいことに法律で決まっているからです。

なので、できるだけ幅を持たせられるように最低限の記載でとどめていることが多いのです。

※最小行政区画とは、東京都の場合は「特別区」まで、その他は「市」まで、市がない地域は「町・村」までです。

話を本題に戻しますが、移転しようとする本店の所在地が定款に書いてある「本店所在地」と異なる場所に移転する場合は、定款を変更しなければいけません。

定款の変更手続き

定款は自由に変更してもいいわけではなく、原則として株主総会特別決議によって変更しなければいけません。

そこで、株主総会を開催し、定款記載の本店の所在地を変更する旨の決議を可決させます。

その上で、決議があったことを証明するための「株主総会議事録」を作成します。

ちなみに、株主総会議事録は後で登記申請するときに必要となります。

また、株主総会議事録を登記手続きで使う場合は、株主の情報をリストにした「株主リスト」を作成して提出する必要もあります。

POINT
定款記載の「本店所在地」と移転先の住所を比較して。定款の変更が必要な場合は、「株主総会議事録」と「株主リスト」を作りましょう。

本店移転先によって変わる手続き方法

また、定款変更の手続きとは別に本店の移転先によって申請書の枚数や提出する書類に違いが出てきます。

移転先は「管轄内」か「管轄外」か

会社は住所によって管轄している法務局が決まっています。

まず、自分の会社がどの法務局の管轄なのか調べ、次に移転先の住所を管轄する法務局も調べます。

この管轄法務局が移転の前後で同じの場合「管轄内移転」と呼び、管轄法務局が移転の前後で違う場合「管轄外移転」と呼びます。

管轄内移転の場合

管轄内移転の場合は、シンプルに本店移転登記申請書1枚と各種議事録等を添付すれば大丈夫です。

管轄外移転の場合

管轄外移転の場合は、旧管轄の法務局用と新管轄用に2枚本店移転登記申請書を用意します。

また、会社の実印の印鑑登録を新管轄の法務局に引き継ぐために印鑑届書も準備します。

POINT
本店の移転が管轄内移転なのか、管轄外移転なのかチェックします。チェックするために、法務局WEBページを確認しましょう。

また、チェックするときは「商業・法人登記管轄区域」を確認し、「不動産登記管轄区域」と間違えないようにしましょう。

本店移転登記に必要となる書類

ここで、本店移転登記申請に必要な書類をおさらいすると、以下のようになります。

本店移転登記申請書

会社の情報や、添付する書類の情報、本店移転をしますといった情報等を記載し、会社代表印を押印して提出します。

なお、管轄外移転の場合は2枚準備します。

株主総会議事録

定款を変更する必要がある場合は、株主総会議事録を添付します。

株主リスト

定款を変更し、株主総会議事録を作成した場合は、併せて株主リストも添付します。

 株主リストの作成については、「登記で必要な株主リスト 作成のポイントと注意点を解説(記入例つき)」で解説しています。

取締役会議事録

取締役会設置会社の場合に添付します。

取締役決定書

取締役会非設置会社の場合に添付します。

印鑑届書

管轄外移転の場合に、印鑑を新管轄法務局に引き継ぐために提出します。

POINT
移転先の住所、会社の種類によって提出する書類は変わるのでしっかり確認しましょう。

書類の提出先

作成した書類は、移転前の管轄法務局に提出しましょう。管轄外移転する場合もすべての書類を移転前の管轄法務局に提出します。

本店移転登記にかかる費用

本店移転登記には登録免許税が必要です。登録免許税の額は「管轄内移転」か「管轄外移転」かによって変わります。

管轄内移転の場合

管轄内移転の登録免許税は3万円です。本店移転登記申請書に3万円分の収入印紙を貼付します。

管轄外移転の場合

管轄外移転の登録免許税は6万円です。旧管轄用本店移転登記申請書に3万円分、新管轄用本店移転登記申請書に3万円分で合計6万円分の収入印紙を貼付します。

POINT
本店移転登記にかかる費用については、「本店移転登記に必要な費用は? 手続き別に金額を算出」の記事で詳しく説明しています。

また、収入印紙は郵便局、法務局で購入することができます。また、収入印紙には割印をしないように気を付けましょう。

自宅兼オフィスで活動する人は代表取締役の住所変更にも留意

代表取締役の住所も登記簿に記載されています。

小さな会社の場合、会社の本店と登記簿記載の自宅の住所が同じになっている場合も多いと思います。

この場合、本店移転と同時に代表取締役の住所も変わる場合は、代表取締役の住所変更の登記も必要となります。

特に添付書類は必要ありませんが、登記申請書に代表取締役の住所を変更する旨と新住所を加えて記載する必要があります。

また、この場合登録免許税が原則1万円追加で必要になりますので、登記申請書(管轄外移転の場合でも旧管轄法務局に提出する分だけ)に追加して貼付しましょう。

POINT
本店移転と同時に代表取締役の住所も変わる場合は要注意

書類の書き方がわからない…どうすればいい?

どうしても時間がなかったり難しくて書類の作成を任せたい場合は、司法書士という登記の専門家にお願いして書類の作成・提出を代行してもらうことができます。

費用は司法書士事務所によって異なるので、一概には言うことはできませんが、3万円から6万円くらいが相場だといえます。

また、LegalScriptでは、WEB上で自動で本店移転登記に必要な申請書・添付書類等を作成できるサービスを提供していますので、ぜひご利用ください。

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